2018年度 新年互礼会()

協議

 

 

ファイル名

04machi-k02

 

事業名

2018年度 新年互礼会(案)

 

室名

未来創造室

 

担当役職・役員名

副理事長

皇甫 澄

確認日

2017年11月12日

担当役職・役員名

担当常任理事

植木 弘徳

確認日

2017年11月12日

議長・委員長名

委員長

山口 展弘

確認日

2017年11月10日

文書作成者役職・氏名

副委員長

梶木 猛史

作成日時

2017年11月10日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

高槻JCは創立50周年を迎え、55周年へ向けて新たな一歩を踏み出します。行政ならびに各種諸団体の方々にまずは感謝の意を伝え、そして、2018年度の新たな取り組みへ向け、さらなるご理解、ご協力を賜ると共に、明るい豊かな社会を実現するためにより普遍的な繋がりを持つ必要があります。

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

 

高槻JC第52代理事長のめざす指針を行政及び諸団体に表明し、今後のJC活動へのご理解とご協力を賜ります。

 

4.

事業目的 (対内)

 

高槻JC第52代理事長のめざす指針をメンバー全員で共有し、新年互礼会にて来賓、特別会員との交流を図り、2018年度

のJC活動への士気を高めます。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

日時  2018年 1月 23日(火曜日)

受付  18:00〜

開始  18:30〜

終了  21:00

 

2.

実施場所・会場

 

ザ・リッツ・カールトン大阪

2階 ザ・グランドボールルーム ウエストルーム

(住所)

大阪府大阪市北区梅田2丁目5番25号

(電話)

06−6343−7000

会場図

(駐車場)

ザ・リッツ・カールトン大阪の駐車場を使用します。

 

■会場選定理由

@着座での収容人数

昨今の新年互礼会ではアンシェルデ・マリアージュを選定していました。アンシェルデ・マリアージュでは着座で最大約180人〜200名着座になります。2018年度の新年互礼会では、参加動員計画で260名の着座を予定していますので、会場に入りきらないためザ・リッツ・カールトン大阪を選定しました。ザ・リッツ・カールトン大阪 ザ・グランドボールルーム ウエストルームの最大収容人数は300名となっています。

 

A利便性の良さ

日本JCでも、出陣式、大納会その他年間利用回数も多く、担当者との打ち合わせも円滑に出来るため選定しました。

さらに高槻市内及び各地からのアクセスも良く、JR大阪駅より徒歩で迎える利便性を考慮し、選定しました。

 

3.

参加員数計画並びに参加推進方法 

 

参加員数計画

  来賓      200名

  正会員          100名

  特別会員     60名

  

合  計     360名

 

参加者根拠について

・前年度分と50周年記念式典の案内文、案内状発送リストと当日の参加者状況を比較しました。

・正会員については、100名が全員参加するよう各予定者委員会で声かけ、フォローを行います。

・特別会員については、前年度は49名にご参加いただきました。

2018年度はさらに多くの特別会員に理事長のめざす指針を聞いていただきたく思い、60名を目標にいたします。

 

参加推進方法

【来賓】

・案内状を発送し、返信はがきにて確認します。

【正会員】

・審議通過後に全体メールにて参加を促します。

・各委員長より委員会メンバーに案内をしてもらい動員につなげます。

・各委員会に訪問し、動員につなげます。

【特別会員】

・案内文にて動員を行います。

・締め切りまでに目標の60名に達していない場合は委員会メンバーが電話連絡にて動員します。

さらに、シニアの年度幹事に電話連絡をし、確認を取り動員します。

 

 

 

4.

予算総額

¥2,730,000−

事業予算

 

5.

外部協力者・協力種別

 

 

6.

引用著作物の有無

 

7.

対外配布資料の有無

有  JCジャーナル

 

8.

公益性の有無

 

 

9.

実施組織

 

統括責任者

常任理事予定者   植木 弘徳 

実行委員長兼運営責任者

委員長予定者       山口 展弘

設営責任者

副委員長予定者      梶木 猛史

案内責任者

会計幹事                栫 和則

 

※その他は役割分担表参照

10.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

■基本事項

2018年度、中澤理事長率いる高槻JCの船出となる新年互礼会です。円滑に進めるため、詳細な役割分担・タイムスケジュールの作成を行い、事前打ち合わせを徹底し、タイムスケジュール通りの進行に努めます。例年とは違う会場での実施になるため、当日の役割について運営マニュアルを作成し、入念な確認を行います。

 

■スケジュール

《当日円滑な運営をするための取り組み》  

・当日の役割分担

運営マニュアルを作成し事前配信を行います。

各委員会に訪問し、運営マニュアルの説明等を行い情報の共有を図ります

 

・事前リハーサルの実施

会場でのリハーサルは、当日しか行えないため、市民会館にて事前リハーサルを行います。

事前リハーサルでは、内容、会の進行を通して行います。

壇上での配置の確認を行います。

 

《当日までのスケジュール》

・動員について

11月30日      案内文案内状発送()審議通過予定

12月5日       案内文、案内状発送

12月11日      特別会員電話動員を開始

12月22日      返信期日

 

・新年互礼会について

12月21日      新年互礼会(案)審議通過予定

1月5日        1月定例理事会後に理事メンバー紹介の立ち位置の確認

1月10日       出席確認、途中退席確認

1月15日       席次表、名札作成依頼

1月16日       市民会館にてリハーサル予定

1月20日       持ち物最終確認

1月23日       当日リハーサル(全メンバーで通しのリハーサル)

 

役割分担

 

リハーサルについて

・当日約1週間前に、市民会館を利用し、事前リハーサルを行います。

   事前リハーサルについては内容を確認し、会の進行のリハーサルを行います。

・開催日のみの会場を利用のため、当日リハーサルを行います。会場内の導線確認も綿密に行います。

2018年1月23日(火) 開催予定

○集合時間       13:30現地集合

○リハーサル開始   14:00〜16:30

 

受付       ※詳細は運営マニアル参照

《アテンドについて》

来賓VIP

VIPについては、直前理事長、執行部、監事対応とします。1階入口付近と2階EV前に待機し、VIP来賓(市長・町長・商工会会頭・国会議員・日本青年会議所会頭)を確実に円卓付近までご案内します。

来訪JC

来訪JCについては、受付にて案内をします。

※席次表を受付時にお配りしてスムーズに円卓まで行けるようにします。

 

《胸花について》     ※詳細は運営マニュアル参照

・振り分けについて

赤色の大  VIP(市長、町長、商工会会頭、国会議員、日本JC会頭、近畿地区協議会会長、大阪ブロック会長)

赤色の小  議員(高槻市、島本町)、行政関係、各種関係団体、RCLC、他LOM理事長)

白色の大  歴代理事長、直前理事長・執行部・顧問・監事

 

・準備数量

赤色の大  11個(内予備2個)

赤色の小  210個(内予備10個)

白色の大  25個(内予備5個)

※不足、破損の場合に備えて算出しております。

 

・対応について

受付時に担当者が来賓の方の胸に付けます。

注)女性の方もおられるので、担当に女性を配置します。

 

クロークについて

・会場2階に設けられているクロークを使用します。(クローク内は会場スタッフが対応します。)

・エスカレーターを上がり左手にあるクロークを使用するので、エスカレーター上下に案内を配置します。

 クローク会場図

 

会の運営について     ※詳細は運営マニュアル参照

《司会について》

・司会者構成について

男女の2名で司会をします。   男性:巽 史郎くん  女性:阪田 百香くん

・司会選定理由

   巽くんについては、2017年4月入会と歴は浅いですが、JCへの活動意欲が高く責任感もあるため選定しました。

   阪田くんについては、50周年記念式典での司会経験があり、円滑な進行が出来ると思い選定しました。

・服装について

   男性:ダークスーツ、白シャツ   女性:和装

   ※男性のネクタイについては、2018年度のネクタイがあれば使用します。なければ白ネクタイを使用します。

   

《当日の運営について》

・業務連絡事項の伝達及び共有のため、インカムを使用し、会の円滑な進行を図りますインカムについては、メンバーからの貸与品を使用します。

・着座スタイルにて開催します。円卓テーブルを使用し、1テーブル10名〜12名席の設定とします。

※正会員は着座ではありません。なお、控室を準備し、軽食を用意します。

・式次第はプロジェクターを使用し、スクリーンに映し出します。クリード等においても、同様に映し出します。

 

■映像について

・オープニング映像(約2分程度)

これまでの高槻JCの軌跡を主とした映像を作成します。

・報告映像(約3分程度)

2017年度のJC活動の報告から2018年度へつなぐ映像を作成します。

 

■プレジデンシャルリースについて     ※詳細は運営マニュアル参照

《登壇者》

・当日ご出席いただいているすべての歴代理事長

・中澤理事長

・岸直前理事長

歴代理事長にプレジデンシャルリースの引き継ぎをしていただきます。

その後、中澤理事長、岸理事長は両手高く上げます。

 

■鏡開きについて   ※詳細は運営マニュアル参照

《登壇者》

高槻市長、島本町長、商工会会長、日本JC会頭、近畿地区協議会会長、大阪ブロック会長、中澤理事長

《方法》

1つの酒樽を囲むように立ち、「よいしょ、よいしょ、よいしょ」のかけ声で鏡開きを行ってもらいます。

 

■委員会紹介について    ※詳細は運営マニュアル参照

《登壇者》

高槻JC理事構成メンバー(27名)

《方法》

中澤理事長より委員会紹介を行い、来賓への御礼の言葉の後一礼して降壇します。

 

その他対応

・タイムスケジュール内における報告事項については、対外向けのみとします。

報告内容については、執行部、各委員長より事前確認を行い、内容整理を行います。

・対内向けである@出向者紹介A結婚記念日、誕生日、お祝い発表Bスマイルボックス発表は2月例会とします。

 

11.

前年度からの引継ぎ事項

 

【運営面】

@    舞台廻りの、リハーサルはスケジュールの事前計画をするべきです。

A    受付の際に、来賓リスト、各種団体リスト等のわかりやすい受付表を用意するべきです。

B    理事メンバー紹介について、どのように行うかはリハーサルが必要です。全員が当日前に揃うのは難しいので理事会後等の時間を利用してリハーサルを行うのがいいかと思います。

C    理事長所信、あいさつ等の際には、パソコンがフリーズしないよう設定を確認しておくべきです。

D    インカムを10台利用しました、やはり10台は必要と思いました。

【回答】

@    舞台廻りのリハーサルは事前計画します。

A    来賓リストについては、参加いただける方を事前にピックアップし、チェック欄を設けます。

B    1月定例理事会終了後に立ち位置の確認を行います。

C    パソコンがフリーズしないよう、設定をします。さらにリハーサル時に再度確認を行います。

D    メンバーからの貸与品を10台使用します。

 

 

【その他】

@    1週間前ぐらい前もって席次がわかるようなら食事で予算削減は可能だが、直前までわからないようなら無理のない予算組を行う方が良い。

A    交流しやすくするために、席次表とネームプレートを作成するべきです。

B    予算について、ネームプレート代、席次表作成料、スポットライトの追加費用、インカムの費用は予算の計上時には確認をする必要があります。

C    受付、クロークにて配布するもの等の確認をおこなうべきです。

D    映像制作などの作成に時間がかかるものは、要望と打合せを早い段階で行うべき。また、打合せには作成者とイメージが共有できるよう準備と十分な時間が必要になるので注意が必要です。

E    来賓名簿について、直近まで決まらないため短期間の印刷となるため余裕のある予算組をすべきです。

【回答】

@    会場の担当者と打ち合わせを密に行い、無理のない予算組を行います。

A    席次表、ネームプレートを作成します。

B    予算計上します。

C    受付については、席札、席次表をお渡しします。クロークについては、会場側が番号札をお渡ししてもらいます。

D    しっかりと時間取れるようにスケジューリングします。

E    若干の余裕を見越して予算組します。

 

12.

本年の工夫と期待される効果

 

木顧問が公益社団法人日本青年会議所近畿地区協議会運営専務として、さらに中川直前理事長が公益社団法人日本青年会議所近畿地区大阪ブロック協議会会長として出向するため、公益社団法人日本青年会議所役員へも案内文を送付し、来場を促します。来賓や特別会員に対し、2018年度の高槻JCの強い決意と勢いを見せる場となる効果が期待できます。

 

13.

Challenge×Create関わる事項

 

来賓、特別会員と積極的な交流を図ることにより、正会員同士の交流では感じることができない新たな価値観の創造を目指します。高槻・島本を支えるJAYCEEとしての意識向上に努めます。

 

14.

依頼事項

 

@ 当日、正会員は積極的に来賓、特別会員と懇親を深めるとともにホスト役をお願いします。

A クリード、ビジョン、ミッション、綱領の唱和は、高槻JCの2018年度に対する意気込みが伝わる場面でもあるため、大きな声での読み上げをお願いします。

B 当日正会員の皆さまのご協力が必要不可欠です。出席者が少なければ各セクションでの役割に人数不足が生じ、新年互礼会の進行が難しくなります。是非とも正会員の皆様のご出席およびお力添えのほど、よろしくお願いします。

C 全体的な進行のイメージを共有するためにも、事前リハーサル、当日リハーサルには全委員会メンバーの参加動員を各委員長、副委員長はお願いします。

 

15.

協議のポイント

 

@  タイムスケジュールとシナリオに無理はないか。

A  当日までのスケジュールに無理はないか。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

パワーポイント

会場配置図

会場図 1階

会場図 2階

お礼状

タイムスケジュール

持ち物リスト

当日までの流れ

役割分担

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

JCジャーナル

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第2回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

11月

16日

(木曜日)

協議

 

意見1:

対応1:

 

 

第4回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第2回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第4回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

30日

(木曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第3回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

12月

7日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第5回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第3回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第5回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

12月

21日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第1回

財政規則審査会議

2018年1月15日

審議

 

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第1回

正副理事長会議

2018年1月22日

審議

 

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第1回

常任理事会

2018年1月22日

審議

 

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第1回

理事会

2018年2月2日

審議

 

第3回

財政規則審査予定者会議

2017年12月 7日

審議

 

 

 

 

 

第5回

正副理事長予定者会議

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

 

第3回

常任予定者理事会

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

 

第5回

役員予定者理事会

2017年12月21日

審議

 

 

 

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書年間業計画委員会所信

 

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