2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送()

協議

 

 

ファイル名

04machi-k03

 

事業名

2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送(案)

 

室名

未来創造室

 

担当役職・役員名

副理事長予定者

皇甫 澄

確認日

2017年11月12日

担当役職・役員名

担当常任理事予定者

植木 弘徳

確認日

2017年11月12日

議長・委員長名

委員長予定者

山口 展弘

確認日

2017年11月10日

文書作成者役職・氏名

副委員長予定者

梶木 猛史

作成日時

2017年11月10日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

本体議案と案内文案内状が一体議案になると、案内文案内状の発送に遅れが生じる恐れがある。

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

 

早めの案内をし、一人でも多くの来賓の方々に参加していただくため。

 

4.

事業目的 (対内)

 

年始の多忙な時期であるため、早めに案内をし、多くの方の参加を促すため。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

審議通過後一週間以内。

 

2.

実施場所・会場

 

 

3.

参加員数計画並びに参加推進方法 

 

 

 

 

4.

予算総額

¥55,000−

事業予算

 

5.

外部協力者・協力種別

 

 

6.

引用著作物の有無

 

7.

対外配布資料の有無

 

8.

公益性の有無

 

 

9.

実施組織

 

10.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

・発送リストの作成については、前年度、さらに50周年記念式典の発送リストを参考にして作成する。

・来訪JCについては、次年度の出向者と打ち合わせをし、発送リストを作成する。

・発送するにあたり、来賓の方への発送漏れがないように発送リストを作成し、副委員長、委員長、担当常任理事の順で確認を行い、執行部が最終確認を行う。

 

11.

前年度からの引継ぎ事項

 

【引継ぎ事項】

@    出向の関係で、発送先リストに関して出向者の方にしか分からないこともあるので、事前に分かる情報は、提供してもらうようする方がいいと思います。

A    発送リストは、前年度分を参考に作成しますが、宛名間違いや担当者の変更もありましたので、複数で共有しチェック機能を整える必要があります。

B    案内文に、特別会員の年度を記入できるようにした方が、管理が行いやすいです。

C    発送リストについては、昨年のリストの更新と昨年に高槻JCが関わった諸団体をリストに加える作業を担当委員会で行い、最終漏れがないかを執行部に確認していただくのが望ましいと思います。

議案上程に関して、本議案は本来、新年互礼会の本体議案と一体の議案が望ましい。そのためには事業報告議案には 実際その年の互礼会で使用した資料を添付し参考にしやすい内容にした方がいいと思います。

 

【回答】

@    出向者の方に事前に情報を提供してもらい、発送漏れがないようにします。

A    発送リストは前年度分、さらに50周年記念式典を参考にし、副委員長、委員長、担当常任理事の順番で間違いがないか順番にチェックします。

B    特別会員の年度が確認できるようにします。

C    発送リストについては前年度分、50周年記念式典のものを参考にします。担当委員会でリストの確認を行い、最終、執行部に確認を行ってもらいます。本体議案とともに上程し、報告議案については、発送リスト、集計の資料を添付し、次年度以降へつながるような報告議案を作成します。

 

12.

本年の工夫と期待される効果

 

 

13.

Challenge×Create関わる事項

 

 

14.

依頼事項

 

 

15.

協議のポイント

 

@    発送漏れがないか。

A    案内文、案内状に誤字脱字等の不備がないか。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

発送リスト

2

事業予算

3

案内文

4

案内状 来賓

5

案内状 来賓(金額入り)

6

返信はがき

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第2回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

11月

16日

(木曜日)

協議

 

意見1:

対応1:

 

 

第4回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第2回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第4回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

30日

(木曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第3回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

12月

7日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第5回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第3回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第5回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

12月

21日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第1回

財政規則審査会議

2018年1月15日

審議

 

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第1回

正副理事長会議

2018年1月22日

審議

 

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第1回

常任理事会

2018年1月22日

審議

 

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第1回

理事会

2018年2月2日

審議

 

第3回

財政規則審査予定者会議

2017年12月 7日

審議

 

 

 

 

 

第5回

正副理事長予定者会議

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

 

第3回

常任予定者理事会

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

 

第5回

役員予定者理事会

2017年12月21日

審議

 

 

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書年間事業計画委員会所信

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