出席率、スマイルボックスの管理(案)

審議

 

 

ファイル名

04soumu-03

 

事業名

出席率・スマイルボックスの管理(案)

                                                 

室名・委員会名

総務室 総務委員会

 

担当役職・役員名

担当専務理事予定者

三重野 明

確認日

 

担当役職・役員名

担当常任理事予定者

加藤 良正

確認日

2017年11月19日

議長・委員長名

委員長予定者

大橋 雅人

確認日

2017年11月19日

文書作成者役職・氏名

副委員長予定者

桐島 浩通

作成日時

2017年11月19日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

2017年度総務広報委員会より出席率及びスマイルボックスの管理集計の引き継ぎを行う。

 

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:無

対内対象者:正会員、特別会員

 

 

3.

事業目的 (対外)

 

 

 

 

 

 

4.

事業目的 (対内)

 

定款運営規則第22条及び第27条に基づき、出席率、スマイルボックスの管理集計を行う。

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事業概要

 

1.

実施日時

 

通年

 

 

 

 

2.

実施場所・会場

 

例会開催場所

 

 

 

 

3.

参加員数計画並びに参加推進方法 

 

 

 

 

 

4.

予算総額

¥0−

事業予算書へ

 

 

 

 

5.

外部協力者・協力種別

 

 

 

 

6.

引用著作物の有無

 

 

 

 

7.

対外配布資料の有無

 

 

 

 

8.

公益性の有無

 

 

 

 

 

9.

事業検証形態

 

 

 

 

 

 

 

10

実施組織

 

 

 

 

総括責任者

総務委員会委員長予定者 大橋 雅人

運営責任者

総務委員会副委員長予定者 桐島 浩通

運用管理

各委員会運営幹事予定者

 

 

 

 

11

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

スマイルボックスの管理

事前に対象者の確認を行い、受付担当者が対象者を把握しておく。

※新入会員の扱いについて、各種お祝いが、入会式と同月に重なった場合は、説明や内容理解をいただく部分を考慮しお祝いはするが、スマイルボックスに関しては受付時に内容の説明のみを行い、集金はしないものとする。

 

出席率の管理

星取り表を理事メンバーで管理できるシステムを利用し、出席したメンバーの確認に漏れのないようにする。

参照:星取表管理システムイメージ

 

※編集権限や閲覧権限ならびに運用ルールについては、別紙運用ルールのとおりとする。

 

 

 

 

 

12

前年度からの引継ぎ事項

 

@    講師をお招きしての例会開催時には、書籍の販売などは例会LDタイムを担当する委員会が必ずお金書籍を管理するなど一定のルールを設けておけばスムーズな受付が可能である。

A    スマイルボックスの管理は引き継ぎを確実に行う必要がある。

 

引継ぎ回答

@    書籍の販売などは例会LDタイムを担当する委員会がお金書籍を管理するよう事前に確認します。

A    スマイルボックスの管理については引き継ぎ等を確実に行います。

 

 

 

 

 

13

本年の工夫と期待される効果

 

スマイルボックスは貴重な収入となるため、正会員、特別会員ともに案内を確実に行い、理解を得る。

 

星取表を複数の目で管理できるシステムを使うことで、出席したメンバーの確認に漏れがなくリアルタイムでできるようになるため、欠席者の把握が正確にでき、アテンダンスの案内がしやすくなり、出席率の向上につながる。

 

 

 

 

14

基本方針に関わる事項

 

出席率の管理を新たなシステムを使って確実に行う。

スマイルボックスは貴重な収入源となるため、対象者から確実にいただくことで、よりJC運動の幅を広げることができる。

 

 

 

 

 

15

提言書に関わる事項

 

 

 

16

依頼事項

 

 

スマイルボックスについて、例会などの受付時に総務委員会にて新入会員に説明を実施致しますが、各委員長副委員長よりもフォローをお願いします。

出席率確認について、基本受付にて総務委員会で入力致しますが、事業など受付のない際は特に、委員会ごとの出欠を確認いただき、不足などあれば当日中に委員長、副委員長、運営幹事より共有いただくことを協力依頼致します。

 

 

 

 

 

17

協議のポイント

 

出席率及び、スマイルボックスの管理方法が適正であるか。

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審議対象資料一覧(ここに記載したものはすべて審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

星取表管理システムイメージ

2

星取表運用ルール

3

 

4

 

5

 

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

 

 

2

 

 

3

 

 

4

 

 

5

 

 

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第01回財政規則審査会議

 

開催日

2017年

10月

13日

(金曜日)

協議

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

 

 

 

第03回正副理事長会議

 

開催日

2017年

10月

20日

(金曜日)

協議

 

意見1:

体裁を整えてください。

対応1:

ファイル名や上程日、文章の校正統一語句などの修正致しました。

意見2:

第01回財政規則審査会議について、意見対応について記載してください。

対応2:

記載致しました。

 

 

 

 

第01回常任理事会

 

開催日

2017年

10月

20日

(金曜日)

協議

 

意見1:

入会式と同月にお祝いがある場合のスマイルボックスの扱いについて検討願います。

対応1:

新入会員のスマイルボックスの扱いについて管理方法として11.事業内容に記載致しました。

意見2:

星取りの管理について、コンプライアンスの問題もあり、ルール等検討してください。

対応2:

閲覧権限、編集権限を決めルールを設ける運用に致しました。

 

 

 

 

第03回理事会

 

開催日

2017年

10月

26日

(木曜日)

協議

 

意見1:

セキュリティの観点から編集権限と閲覧権限の扱いについて対象者を再考ください。

対応1:

閲覧権限編集ルールについて基本的に総務委員会で入力編集する形に修正致しました。

意見2:

クラウド活用や新しい取り組みはいいこと、内容精査しより良いものを作ってください。

対応2:

より精度の高いものを作成できるように、ルールについて見直しを行いました。

 

 

 

 

第02回財政規則審査会議

 

開催日

2017年

11月

16日

(金曜日)

審議

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

 

 

 

第04回正副理事長会議

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

第02回常任理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

第04回理事会

 

開催日

2017年

11月

30日

(木曜日)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第01回

財政規則審査会議

2017年10月13日

協議

2019年1月

財政規則審査会議

2019年1

審議

第03回

正副理事長会議

2017年10月20日

協議

2019年1月

正副理事長会議

2019年1

審議

第01回

常任理事会

2017年10月20日

協議

2019年1月

常任理事会

2019年1

審議

第03回

理事会

2017年10月26日

協議

2019年1月

理事会

2019年1

審議

第02回

財政規則審査会議

2017年11月16日

審議

 

 

 

 

第04回

正副理事長会議

2017年11月22日

審議

 

 

 

 

第02回

常任理事会

2017年11月22日

審議

 

 

 

 

第04回

理事会

2017年11月30日

審議

 

 

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書年間事業計画委員会所信

2

電子

 

3

電子

4

 

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