2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送()

協議

 

 

ファイル名

04machi-k02

 

事業名

2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送(案)

 

室名

未来創造室

 

担当役職・役員名

副理事長予定者

皇甫 澄

担当役職・役員名

担当常任理事予定者

植木 弘徳

確認日

2017年11月29日

議長・委員長名

委員長予定者

山口 展弘

確認日

2017年11月29日

文書作成者役職・氏名

副委員長予定者

梶木 猛史

作成日時

2017年11月29日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

まちづくりの運動を展開していくにあたり、高槻JCのみでの地域活動には限界があります。

高槻、島本の行政、各種団体、他LOMの協力は必要です。

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

 

2018年度の高槻JCの運動をより多くの高槻、島本の行政、各種団体、来訪JCの皆様にご理解をいただくことを目的とします。

 

4.

事業目的 (対内)

 

多くの高槻、島本の行政、各種団体、来訪JCの皆様と交流を深めることを目的とします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

審議通過後一週間以内。

 

2.

実施場所・会場

 

 

3.

参加員数計画並びに参加推進方法 

 

 

 

 

4.

予算総額

¥45,000−

事業

 

5.

外部協力者・協力種別

 

 

6.

引用著作物の有無

 

7.

対外配布資料の有無

 

8.

公益性の有無

 

 

9.

事業検証形態

 

10.

実施組織

 

 

 

 

11.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

・発送リストの作成については、前年度、さらに50周年記念式典の発送リストを参考にして作成する。

・来訪JCについては、次年度の出向者と打ち合わせをし、発送リストを作成する。

・発送リストをGoogleDriveにて作成し、理事メンバーさらに高槻、島本の議員であるメンバーに共有し、確認、変更を行いより精度の高いリストにする。

・発送リスト全員数 306名 (内、正会員、特別会員 14名)

    発送合計数 292名

 

12.

前年度からの引継ぎ事項

 

【引継ぎ事項】

@    出向の関係で、発送先リストに関して出向者の方にしか分からないこともあるので、事前に分かる情報は、提供してもらうようする方がいいと思います。

A    発送リストは、前年度分を参考に作成しますが、宛名間違いや担当者の変更もありましたので、複数で共有しチェック機能を整える必要があります。

B    案内文に、特別会員の年度を記入できるようにした方が、管理が行いやすいです。

C    発送リストについては、昨年のリストの更新と昨年に高槻JCが関わった諸団体をリストに加える作業を担当委員会で行い、最終漏れがないかを執行部に確認していただくのが望ましいと思います。

議案上程に関して、本議案は本来、新年互礼会の本体議案と一体の議案が望ましい。そのためには事業報告議案には 実際その年の互礼会で使用した資料を添付し参考にしやすい内容にした方がいいと思います。

 

【回答】

@    出向者の方に事前に情報を提供してもらい、発送漏れがないようにします。

A    発送リストは前年度分、さらに50周年記念式典を参考にし、GoogleDriveを利用し、理事メンバー、高槻、島本の議員メンバーで確認、変更を行います。

B    特別会員の年度が確認できるようにします。

C    発送リストについては前年度分、50周年記念式典のものを参考にします。理事メンバー、高槻、島本の議員メンバーでリストの確認を行います。本体議案とともに上程し、報告議案については、発送リスト、集計の資料を添付し、次年度以降へつながるような報告議案を作成します。

 

13.

本年の工夫と期待される効果

 

 

14.

基本方針に関わる事項

 

 

15.

提言書に関わる事項

 

 

16.

依頼事項

 

 

17.

協議のポイント

 

@    発送漏れがないか。

A    案内文、案内状の内容に不備がないか。

B    案内文、案内状に誤字脱字等の不備がないか。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

発送リスト

2

事業予算

3

案内文

4

案内状 来賓

5

案内状 来賓(金額入り)

6

返信はがき

郵便金表

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第2回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

11月

16日

(木曜日)

協議

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

第4回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

財審様式4,5の見積もりのハイパーリンクが飛んでいません。

対応1:

財審様式4,5の見積もりのハイパーリンクを精査しました。

意見2:

案内文、案内状の書き方を再考してください。

対応2:

案内文、案内状を再考しました。

意見3:

返信はがきの同伴者の記載欄を増やしてください。

対応3:

同伴者の記載欄を2名から3名に増やしました。

意見4:

財審の意見を記載してください。

対応4:

意見欄と対応欄に無しと記載しました。

 

第2回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

体裁を整えてください。

対応1:

鑑9番 事業検証形態

鑑15番 提言書に関わる事項

を追記挿入しました。

意見2:

発送の確認を事前に確認できる仕掛けを考えてください。

対応2:

発送リストを一本化し、理事予定者及び高槻、島本関係者であるメンバーに共有できるGoogleDriveでリストを作成し、確認、変更できるようにしました。

意見3:

発送リストの公社、一社の確認をしてください。

対応3:

すべて確認し、発送リストを変更しました。

意見4:

プリントパックの支払い方法について確認してください。

対応4:

プリントパックの見積もりですが、事務局にて印刷をするので、予算から削除しました。

封筒に返信はがきと案内状を同封して発送するため、予算に、

62円×300枚、82円×300枚の切手料金を追記しました。

 

第4回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

30日

(木曜日)

協議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第3回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

12月

7日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第5回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第3回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

第5回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

12月

21日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第1回

財政規則審査会議

2018年2月12日

審議

 

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第1回

正副理事長会議

2018年2月19日

審議

 

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第1回

常任理事会

2018年2月19日

審議

 

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第1回

理事会

2018年3月 2日

審議

 

第3回

財政規則審査予定者会議

2017年12月 7日

審議

 

 

第5回

正副理事長予定者会議

2017年12月14日

審議

 

 

第3回

常任予定者理事会

2017年12月14日

審議

 

 

第5回

役員予定者理事会

2017年12月21日

審議

 

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書年間事業計画委員会所信

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