2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送()

審議

 

 

ファイル名

rr01machi-01

 

事業名

2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送(案)

 

室名

未来創造室

 

担当役職・役員名

副理事長予定者

皇甫 澄

担当役職・役員名

担当常任理事予定者

植木 弘徳

確認日

2017年12月1日

議長・委員長名

委員長予定者

山口 展弘

確認日

2017年12月1日

文書作成者役職・氏名

副委員長予定者

梶木 猛史

作成日時

2017年12月1日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

年始は各地青年会議所、各種団体の新年賀会等の年始行事が数多くあり、余裕をもった案内が必要です。

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

 

一人でも多くの来賓の方々に予定を通知し参加を促すことを目的とします。

 

4.

事業目的 (対内)

 

多くのメンバーに予定を通知し参加を促し、円滑な新年互礼会の運営につなげることを目的とします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

審議通過後一週間以内。

 

2.

実施場所・会場

 

 

3.

参加員数計画並びに参加推進方法 

 

 

 

 

4.

予算総額

¥41,000−

事業予算

 

5.

外部協力者・協力種別

 

 

6.

引用著作物の有無

 

7.

対外配布資料の有無

 

8.

公益性の有無

 

 

9.

事業検証形態

 

10.

実施組織

 

 

 

 

11.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

・発送リスト全員数 306名 (内、正会員、特別会員  合計14名)

    発送合計数 262名(高槻行政関係は高槻市役所に直接手渡しします。)

                 (島本行政関係は島本町役場に直接手渡しします。)

    返信はがき 292枚

 

・来訪JCについては、各自所属LOMに発送します。

 

・発送リストについて

大阪府下29LOMについては各事務局の住所がわかるため住所の記載はしていません。

その他の青年会議所については、住所を記載しておりますので、各事務局に発送します。

 

・宛名について

来訪JC(日本、近畿地区、大阪ブロック)の宛名記載については、

@    所属LOM名

A    出向先名、年度、役職

B    氏名 

 

来訪JC(大阪府下28LOM、乙訓JC、韓国大阪JC)の宛名記載については、

@    所属LOM名

A    役職

B    氏名

 

 

12.

前年度からの引継ぎ事項

 

【引継ぎ事項】

@    出向の関係で、発送先リストに関して出向者の方にしか分からないこともあるので、事前に分かる情報は、提供してもらうようする方がいいと思います。

A    発送リストは、前年度分を参考に作成しますが、宛名間違いや担当者の変更もありましたので、複数で共有しチェック機能を整える必要があります。

B    案内文に、特別会員の年度を記入できるようにした方が、管理が行いやすいです。

C    発送リストについては、昨年のリストの更新と昨年に高槻JCが関わった諸団体をリストに加える作業を担当委員会で行い、最終漏れがないかを執行部に確認していただくのが望ましいと思います。

議案上程に関して、本議案は本来、新年互礼会の本体議案と一体の議案が望ましい。そのためには事業報告議案には 実際その年の互礼会で使用した資料を添付し参考にしやすい内容にした方がいいと思います。

 

【回答】

@    出向者の方に事前に情報を提供してもらい、発送漏れがないようにします。

A    審議資料に添付している発送リストは、50周年記念式典の発送リストをベースとして、GoogleDriveにて、理事メンバー、出向者、現役議員メンバーに共有し、確認済みです。

B    特別会員の年度が確認できるようにします。

C    発送リストについては前年度分、50周年記念式典のものを参考にします。理事メンバー、高槻、島本の議員メンバーでリストの確認を行います。本体議案とともに上程し、報告議案については、発送リスト、集計の資料を添付し、次年度以降へつながるような報告議案を作成します。

 

13.

本年の工夫と期待される効果

 

 

14.

基本方針に関わる事項

 

 

15.

提言書に関わる事項

 

 

16.

依頼事項

 

 

17.

協議のポイント

 

@    発送漏れがないか。

A    案内文、案内状の内容に不備がないか。

B    案内文、案内状に誤字脱字等の不備がないか。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

発送リスト

2

事業予算

3

案内文

4

案内状 来賓

5

案内状 来賓(金額入り)

6

返信はがき

郵便料金表

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

配布

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第2回財政規則審査予定者会議

 

開催日

2017年

11月

16日

(木曜日)

協議

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

第4回正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

財審様式4,5の見積もりのハイパーリンクが飛んでいません。

対応1:

財審様式4,5の見積もりのハイパーリンクを精査しました。

意見2:

案内文、案内状の書き方を再考してください。

対応2:

案内文、案内状を再考しました。

意見3:

返信はがきの同伴者の記載欄を増やしてください。

対応3:

同伴者の記載欄を2名から3名に増やしました。

意見4:

財審の意見を記載してください。

対応4:

意見欄と対応欄に特になし記載しました。

 

第2回常任予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

 

意見1:

体裁を整えてください。

対応1:

鑑9番 事業検証形態

鑑15番 提言書に関わる事項

を追記挿入しました。

意見2:

発送の確認を事前に確認できる仕掛けを考えてください。

対応2:

発送リストを一本化し、理事予定者及び高槻、島本関係者であるメンバーに共有できるGoogleDriveでリストを作成し、確認、変更できるようにしました。

意見3:

発送リストの公社、一社の確認をしてください。

対応3:

すべて確認し、発送リストを変更しました。

意見4:

プリントパックの支払い方法について確認してください。

対応4:

プリントパックの見積もりですが、事務局にて印刷をするので、予算から削除しました。

封筒に返信はがきと案内状を同封して発送するため、予算に、

62円×300枚、82円×300枚の切手料金を追記しました。

 

第4回役員予定者理事会

 

開催日

2017年

11月

30日

(木曜日)

協議

 

 

意見1:

体裁を整えてください。

対応1:

鑑の確認日、作成日時の枠の体裁を整えました。

鑑の議案上程スケジュールの開催日時の体裁を整えました。

意見2:

案内状の体裁を整えてください。

対応2:

文言の精査再考し、体裁を整えました。

意見3:

案内文の体裁を整えてください。

対応3:

案内文の文言を精査し、体裁を整えました。

意見4:

返信はがきの文字の配列を整えてください。

対応4:

返信はがきの文字の配列を整え、体裁を整えました。

意見5:

背景と目的を精査してください。

対応5:

背景と目的を精査しました。

 

第1回臨時正副理事長予定者会議

 

開催日

2017年

12月

2日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

第1回臨時役員予定者会議

 

開催日

2017年

12月

2日

(木曜日)

審議

 

 

意見1:

発送リストの役職名の近畿地区を削除してください。

対応1:

発送リストの役職名の近畿地区を削除しました。

意見2:

正会員の案内文を精査してください。

対応2:

案内文の文言を以下の通り、再考しました。

思っております→存じます

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第1回

財政規則審査会議

2018年2月12日

審議

 

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第1回

正副理事長会議

2018年2月19日

審議

 

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第1回

常任理事会

2018年2月19日

審議

 

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第1回

理事会

2018年3月 2日

審議

 

第1回

臨時正副理事長予定者会議

2017年12月 2日

審議

 

 

第1回

臨時役員予定者会議

2017年12月 2日

審議

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書年間事業計画委員会所信

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算