2018年度定時社員総会 (案)

審議

 

 

ファイル名

0soumu-s01

 

事業名

2018年度定時社員総会 (案)

                                                 

室名・委員会名

総務室 総務委員会

 

担当役職・役員名

担当専務理事予定者

三重野 明

確認日

 

担当役職・役員名

担当常任理事予定者

加藤 良正

確認日

2017年12月18日

議長・委員長名

委員長予定者

大橋 雅人

確認日

2017年12月18日

文書作成者役職・氏名

副委員長予定者

桐島 浩通

作成日時

2017年12月18日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

定款第26条の規定に関する事項の議案の承認を得るため、ならびに社員総会にてメンバー全員に1年間の方向性を知ってもらう必要がある。

 

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:無

対内対象者:正会員

 

 

 

 

3.

事業目的 (対外)

 

 

 

 

 

4.

事業目的 (対内)

 

定款第27条の規定により、定時社員総会を開催する。入会歴の浅いメンバーに対しても、理事会構成メンバーから総会の意味合いを再度落とし込み、動員を実施する。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

 

2018年1月12日(金)19:00〜20:30(受付開始18:30)

事前リハーサル 同日17:00〜18:30

 

 

 

 

2.

実施場所・会場

 

開催場所

 

市民会館 305号室 

リハーサルも同一会場にて

 

 

 

3.

参加員数計画並びに参加推進方法 

 

正会員83名  2017年度外部監事1名 合計84名

参加推進方法:メール配信と電話連絡を行い参加の推進を図る。

 

 

 

 

4.

予算総額

¥0−

事業予算書へ

 

 

 

 

5.

外部協力者・協力種別

 

 

 

 

6.

引用著作物の有無

 

 

 

 

7.

対外配布資料の有無

 

 

 

 

8.

公益性の有無

 

 

 

 

9.

事業検証形態

 

 

 

 

10.

実施組織

統括責任者

大橋雅人

 

運営責任者

桐島浩通

 

設営責任者

寺本涼太

 

記録責任者

M田章裕

 

受付責任者

桐島浩通

 

受付

元持史門、桐島浩通、中野光炎

 

パソコン操作

寺川祐輔、濱崎悟史

 

司会

野村篤

 

JCIクリード唱和

吉村洋一郎

 

JCIミッションならびにJCIビジョン唱和

M田章裕

 

JC宣言朗読並びに綱領唱和

中野光炎

 

定足数確認

大橋雅人

 

総会議事開始宣言

藤林 龍司

 

総会議事終了宣言

寺本涼太

 

タイムキーパー

濱崎悟史

 

ドアクローズ

桐島浩通

 

委員長紹介及び組織図配布

紙村幸秀、田中健太、山田起也

 

撮影(カメラ・ビデオ)

渉外・広報委員会、中 博之、関川 哲矢

 

議事録作成

紙村幸秀、田中健太、濱崎悟史、山田起也、

 

マイクランナー

紙村幸秀、田中健太、山田起也

 

 

 

 

11.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

社員総会の運営をスムーズに進行するために、事前案内を確実に行い、議決数の確保をするとともに動員につなげる。議事進行をスムーズに行うために資料の事前配信を3日前までには行い、事前情報として提供する。

 

 

 

 

12.

前年度からの引継ぎ事項

 

運営上の問題点:

 

@近隣他ロムの賀会等との開催日重複を避けるため、開催日時がイレギュラーになってしまうことがあり、特に今回の定時社員総会においては、急なスケジュール変更により、会場が通常の305号室を確保できず、207号室での開催となったため、引き継ぎ事項で意見をいただいていた机の設置を行う予定でしたが、机の設置スペースがなく設置を行いませんでした。

 

A総会決議中において、遅参されるメンバーがいるので、定足数の確認を行う役割を追加し、変更の際は直ぐに委員長に報告を行える環境を整える必要があります。

 

B新年初めてメンバーが集まる総会ということで、役割は極力総務委員会のメンバーに担っていただき、委員会内の士気を高めるのが良いのではないかと考えます。

 

Cパソコン操作を加藤出向理事にお願いしました。理由としましては、会員の方には総会資料に集中していただき貴重な議決権を行使していただきたかったため、審議内容を熟知した加藤出向理事にお願いしました。今後も総会のパソコンの操作に関しては、審議内容を熟知したメンバーが行うべきであると考えます。

 

資料作成に関わる問題点

 

D 総会の資料の印刷が直前になり、総会資料に誤りが多数散見されました。決算と予算のページを除き、年末に

  は準備しておき、数人で確認をすることにより、ミスの低減を図る必要があります。

  2017年度総会資料誤り内容

  ・ひとづくり委員会の年間事業計画(総会資料内P14、以後ページ数のみ記載)のその他の活動概要において、不必要なページ(P15)を印刷してしまった。

  ・総務広報委員会の年間事業計画(P17)担当副理事長(梶村一太)が未記入で印刷されていた。

 

 

引き継ぎ回答

 

運営上の問題点

 

@    近隣LOMの賀会等の日程を早めに確認します。確認後速やかに日時会場手配を実施します。

A    付との連携を取り、人数追加時は確実に委員長に情報を届け、総会の中で定足数の変更を報告致します。

B    役割分担は特別な理由のある一部の担いを除き、総務委員会にての役割分担にしております。

C    経験や2018年度の担い等を考慮の結果寺川事務局次長にPC操作をお願い致します。

D    複数の目で校正確認を行い、印刷ミスがないように致します。

 

 

 

 

13.

本年の工夫と期待される効果

 

例年にならい、入念な事前準備ならびにリハーサルを実施し、新年度のスタートにふさわしい総会を行います。

3日前までに、全体メールで資料を事前配信行い、メンバーにあらかじめ資料を読み込んでいただき闊達な意見交換ができるように致します。

 

 

 

 

14.

基本方針に関わる事項

 

最高意思決定機関である社員総会において、確実な運営を行い、1年間の取組みを確たるものにする。

 

 

 

 

15.

提言書に関わる事項

 

 

 

16.

依頼事項

 

@定時社員総会は最高意思決定機関である会議であるということ各委員長からメンバーに改めて、新年度として一同に会す初めての機会であることも周知いただき、皆が参画意識を持てるように意識付けも含めて動員をお願い致します。

A各委員長におかれましては、年間事業計画の発表の自主練習及び事前リハーサルへの参加をお願い致します。

B登壇の際は、会場の後ろを回っていただくよう各委員会内で委員会メンバーへの通達をお願いします。

前もって資料に目を通すことができる環境を準備致しますので、理事メンバーからも、各メンバーに対して、声掛けをお願い致します。

 

 

 

 

17.

審議のポイント

 

議案に漏れがないかどうか。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものはすべて審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

1

事業予算

2

2018年度定時社員総会シナリオ

3

タイムスケジュール

4

持ち物リスト

5

委任状・総会出欠ハガキ

6

定時社員総会のお知らせ

7

式次第

8

会場図・席次

9

進行PPT

10

看板イメージ

11

役割分担

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

1

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第02回財政規則審査会議

 

開催日

2017年

11月

16日

(月曜日)

協議

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

 

 

 

第04回正副理事長会議

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

意見1:

体裁を整えてください。

対応1:

記載漏れならびに罫線の追加について実施致しました。

意見2:

シナリオ、進行用PPT、持ち物リスト、案内文について精査してください。

対応2:

各項目において、文言など精査の上修正対応致しました。

意見3:

リハーサルについて実施日時は、いつどこで実施しますか。

対応3:

総会日時の状況によりますが、基本同会場にて、当日事前リハーサルの実施にて考えております。

意見4:

机の数は不足ありませんか。

対応4:

机不足有のため、最後列2列は椅子のみでの配置に会場図変更いたしました。

 

 

 

 

第02回常任理事会

 

開催日

2017年

11月

22日

(水曜日)

協議

 

意見1:

PC操作は委員会内で対応できないのでしょうか。

対応1:

前年引継ぎにも記載しておりますが、メンバーには可能な限り、総会議事に集中していただきたいことから寺川事務局次長に担っていただくことが適切かと考えました、ならびに育成目線ということで濱崎君も担当として実施させていただきます。

意見2:

リハーサルもしっかり計画立てての実施と、動員自体もしっかり取り組んでください。

対応2:

リハーサル実施日時追記しました。動員に関して依頼事項に追記致しました。

 

 

 

 

第04回理事会

 

開催日

2017年

11月

30日

(木曜日)

協議

 

意見1:

受付のメンバーについて入会歴のも鑑みて、再考願います。

対応1:

受付のメンバーについて再考致しました。入会歴と見識の深さより、受付は、桐島副委員長と中野君で実施をし、元持事務局長に後方のサポートを、お願いを致します。

意見2:

11.事業内容について再考願います。

対応2:

11.事業内容について再考致しました。詳細は上記確認願います。

意見3:

社員総会の場では中々積極的な意見発信も難しいことから方法を検討願います。

対応3:

依頼事項に追記を行いました。記載をしておりますが、資料の事前配信を実施致します。各メンバーに目を通していただくように働きかけをお願い致します。

 

 

 

 

第03回財政規則審査会議

 

開催日

2017年

12月

07日

(木曜日)

審議

 

意見1:

案内文について、発信文章番号を取得願います。

対応1:

確認の上発信文章番号を取得し、文章に反映致しました。

意見2:

進行用PPTについて、写真を2018年度のものに修正願います。

対応2:

PPTについて写真含め修正対応致しました。

意見3:

看板イメージについてバランスが悪いので見直しお願いします。

対応3:

看板について、スローガンと記載した文言削除し、スローガンのみとしました。

 

 

 

 

第05回正副理事長会議

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

意見1:

案内文について、体裁を整えてください。

対応1:

段落落としを見直すなど体裁を修正致しました。

意見2:

進行用パワーポイントの内容を精査してください。

対応2:

内容について文字の配置など見直し致しました。

意見3:

席の配置ならびに、進行の流れを見直してください。

対応3:

席配置の変更とシナリオについて修正致しました。

 

 

 

 

第03回常任理事会

 

開催日

2017年

12月

14日

(木曜日)

審議

 

意見1:

持ち物リスト、シナリオならびに進行用PPT、実施組織について再考願います。

対応1:

意見いただいた内容にて各項目修正を致しました。

意見2:

背景について精査願います。

対応2:

背景と目的について修正を致しました。

 

 

 

 

第04回理事会

 

開催日

2017年

12月

21日

(木曜日)

審議

 

意見1:

12.前年度からの引継ぎに誤字がありますので修正願います。

対応1:

―削除の修正にて対応致しました。

 

 

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第01回

財政規則審査会議

2017年11月16日

協議

2018年2月

財政規則審査会議

2018年2月

審議

第03回

正副理事長会議

2017年11月22日

協議

2018年2月

正副理事長会議

2018年2月

審議

第01回

常任理事会

2017年11月22日

協議

2018年2月

常任理事会

2018年2月

審議

第03回

理事会

2017年11月30日

協議

2018年2月

理事会

2018年2月

審議

第02回

財政規則審査会議

2017年12月07日

審議

 

 

 

 

第04回

正副理事長会議

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

第02回

常任理事会

2017年12月22日

審議

 

 

 

 

第04回

理事会

2017年12月22日

審議

 

 

 

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針年間事業計画職務分掌提言書委員会所信

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