2018年度 新年互礼会 事業報告並びに決算(案)承認の件

審議

 

 

ファイル名

03machi-01

 

事業名

2018年度 新年互礼会

 

室名・委員会名

未来創造室  まちの未来創造委員会

 

担当役職・役員名

担当副理事長

皇甫 澄

担当役職・役員名

担当常任理事

植木 弘徳

確認日

2018年2月9日

議長・委員長名

委員長

山口 展弘

確認日

2018年2月7日

文書作成者役職・氏名

副委員長

梶木 猛史

作成日時

2018年2月7日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

高槻JCはこれまで、行政、一般諸団体、来訪JCの方々のご理解とご協力を賜り、明るい豊かな社会の実現へむけて様々なJC活動、取り組みを行ってきました。

2018年度、第52代理事長の指針を表明し、これからのわれわれのJC活動や取り組みへの、さらなるご協力を賜る必要があります。

 

2.

事業の対象者

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

2018年度の高槻JCの運動をより多くの高槻、島本の行政、各種団体、他LOMの皆様にご理解をいただくことを目的とします。

 

4.

事業目的 (対内)

高槻JC第52代理事長のめざす指針をメンバー全員で共有すると共に、行政、各種団体、他LOMの方々と交流を図ることを目的とします。

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事業概要

 

1.

実施日時

2018年 1月 23日(火曜日)

受付 18:00

開始 18:30

終了 21:00  

 

2.

実施場所・会場

ザ・リッツ・カールトン大阪

2階 ザ・グランドボールルーム ウエストルーム

(住所)

大阪府大阪市北区梅田2丁目5番25号

(電話)

06−6343−7000

(駐車場)

ザ・リッツ・カールトン大阪  駐車台数 130台

 

3.

参加員数結果報告並びに参加推進方法の検証 

■参加員数計画

正会員85名 特別会員 60名 来賓200名  

合計 345名

 

■参加員数実績

正会員59名 特別会員 40名 来賓161名

合計 260名

 

■参加者根拠について

・前年度分と50周年記念式典の案内文、案内状発送リストと当日の参加者状況を比較しました。

・正会員については、85名が全員参加するよう各予定者委員会で声かけ、フォローを行います。

・特別会員については、前年度は49名にご参加いただきました。

2018年度はさらに多くの特別会員に理事長のめざす指針を聞いていただきたく思い、60名を目標にいたします。

 

■参加推進方法

【来賓】

・案内状を発送し、返信はがきにて確認します。

【正会員】

・審議通過後に全体メールにて参加を促します。

・各委員長より委員会メンバーに案内をしてもらい動員につなげます。

・各委員会に訪問し、動員につなげます。

【特別会員】

・案内文にて動員を行います。

・メンバーの中で、特別会員にお会いする機会があれば、参加していただけるようアナウンスをお願いいたします。

・委員会メンバーが電話連絡にて動員します。

さらに、シニアの年度幹事に電話連絡をし、確認を取り動員します。

・現在の段階にて数名の特別会員の方より参加をいただいておりますが、再度、電話連絡にて確認を行います。

 

■参加推進方法の検証

【来賓】

 ・案内状を発送し、高槻市、島本町の議員、行政関係は直接お届けにいった。

【正会員】

 ・全体メールにて参加を促し、各委員会の委員長、副委員長に各メンバーへ動員のお願いを行った。委員長、副委員長で会えるメンバーには会いに行き動員を行った。

【特別会員】

 ・案内文にて動員を行い、委員会メンバーにて担当を決めて各特別会員に電話連絡にて動員を行った。お会いできる特別会員に関してはお会いして動員のお願いを行った。連絡の取れていない方や出席が不明確な方に関しては、委員会メンバーで再度連絡を取り出席を確認した。

4.

決算・予算総額

決算総額:

¥1,908,848−

事業決算書へ

予算総額:

¥2,050,000−

 

 

5.

外部協力者・協力種別並びに礼状発送状況

 

6.

引用著作物の有無

 

 

 

 

 

7.

対外配布資料の有無

JCジャーナル

 

8.

公益性の有無

 

9.

実施組織

 

統括責任者

常任理事予定者      植木 弘徳 

実行委員長兼運営責任者

委員長予定者          山口 展弘

設営責任者

運営幹事                   佐野 学

案内責任者

副委員長予定者             梶木 猛史

司会

まちの未来創造委員会    巽 史郎

司会サポート

高玉副委員長

パソコン操作

(映像OP、MV)高玉副委員長、(PPスライド)中城 弥也

JCIクリード唱和

三重野専務理事

JCIミッション並びにJCIビジョン唱和

皇甫副理事長

JC宣言文朗読並びに綱領唱和

元木副理事長

(誘導)

会場入口(外)

木村委員長、会員開発委員会

1階、2階EV前

次世代育成委員会

1階、2階エスカレーター付近

高玉副委員長、次世代育成委員会

1階フロア内誘導

阪田委員長、まちの未来創造委員会

2階フロア内誘導

齊藤委員長、渉外広報委員会

(案内)

会場内案内

梶村議長、魅力あるJAYCEE創造委員会、会員開発委員会

会場入口お出迎え

中澤理事長、岸直前理事長、中川顧問、皇甫副理事長、元木副理事長

山口監事、木監事、三重野専務理事

VIP案内

植木常任理事、田中常任理事、加藤常任理事

(受付)

受付

元持事務局長、総務委員会

登録料ほか現金管理

大橋委員長、高田事務員

リボン付け

板谷委員長、魅力あるJAYCEE創造委員会(※内女性1名)

(舞台まわり)

プレジデンシャルリース伝達

2018年度役員紹介

鏡開き

佐野運営幹事、まちの未来創造委員会

 

 

10.

事業目的達成の検証

事業目的に達した点:

■対外について

行政および各種団体の方々を多数招き、第52代中澤理事長のめざす指針を表明することができ、今後の高槻JCの活動をご理解いただく場としての目的は達成できたと考えます。

 

■対内について

今年度の互礼会は、大きなトラブルもなくスムーズに進行を行えたこと、正会員が一体となり良い雰囲気で本番に取り組めたこと、メンバーそれぞれが役割を持って互礼会に取り組めたことなどは評価に値すると考えます。

 

■運営について

・司会者の横にサポート役をつけたことで、進行上の些細なタイミングのズレを無くすことができました。

・リハーサルを通して会場側との打合せで音響の追加、照明の変更を行い、本番をより良く演出できました。

・舞台周りの役割に関して、過去に互礼会を経験しているメンバーが率先して意見を出し合い、当日はスムーズに舞台周りの作業を行うことができました。

・舞台廻りのメンバーに白手袋をつけていただき、その他のメンバーとの違いを演出できた。

・池田JCと豊中JCの賀会に参加し、双方の良かった点、注意する点を確認、実践できた。

・当日一週間前に急遽、委員会紹介を組み込み、当日実践した。各委員会のあり方や委員長の思いを来賓の皆様に伝えることできた。

 

■予算について

・損益分岐点をしっかりと考え、食事量を70%にし、予算を管理できた。

事業目的に達しなかった点:

■対内について

本番までのリハーサルでは、メンバーに役割を与え、段取り等の確認を行いましたが、そこに行き着くまでの準備を委員長、副委員長でやり過ぎてしまい、メンバー間での温度差が出てしまい、メンバーのモチベーションを上げるのに時間がかかりましたので、過程をもっとメンバーを含めやるべきだったと考えます。

 

■動員について

参加動員計画で来賓200名に対し160名、特別会員60名に対し40名、正会員85名に対し59名と動員目標に足りなかった。今年は例年以上にJC関係と特別会員を中心に声掛けをさせていただいたが、今年は毎年参加されている特別会員の方の参加がなかったり、ライオンズクラブの例会と重なったり、都合のつかなかった方や急遽都合がつかなかった方がたくさんいたため目標には届かなかった。

 

11.

実施上の問題点


予算上の問題点:
@当日配布する予定であった席次表を作成したが、準備不足で配布出来なくなってしまった。

A来賓名簿の見積もりを取り忘れており、発注することになって。

B胸花の個数が足りたため、胸花の追加購入がなくなった。

Cお礼状印刷を事務局にて行ったため、プリントパックへの発注がなくなった。

 

運営上の問題点:
@受付に関して特にJC関係の受付ブースが非常に混雑していました。

A理事メンバーの紹介リハーサルは事前に何度も行う必要があると感じました。

B会場内のアテンドのメンバーの設定が少なく、席番などを把握できていないアテンドメンバーもいたため、一時会場内入り口が混雑してしまった。

C鏡開きの際に枡の引き上げを考慮しておらず、その場で対応した。

 

その他の問題点:
@看板に関して当初予定していた製作会社に発注するのが遅れてしまい、急遽他社での製作となり当日ギリギリとなってしまいました。

Aメンバーの控室は禁煙であることをしっかりと確認しアナウンスできていなかったため、喫煙してしまったメンバーがいた。

B本番前に、インカムの音量を調節するようにしっかり支持が出せていなく、本番中に音漏れしているメンバーがいた。

 

 

12.

次年度への引継ぎ事項

 

【運営面】
@受付に関しては、受付人数を8人から15人に増員して対応するべきです。JC関係、他LOM、特別会員は登録料の徴収がありますので、2人対応の場合は人員を1人増員して3人で対応するべきです。

A当日リハーサルはリハーサルまでに入念なシュミレーションが必要であり、事前に会場でできることを細かく把握して、当日リハーサルに望むべきである。

B会場内のアテンドは、10名は必要だと感じた。会場を確認した際にしっかりとイメージして人数の選定を行うべきです。

C当日をイメージして運営マニュアルをしっかり作り込み、メンバーでしっかり共有して抜けがないように心掛けるべきである。

D今回、事前リハーサルを行ったが、多数の理事メンバーが参加してもらった。それによって、担当委員長、副委員長、委員会メンバーでは見えない部分の指摘などがあり、成功するために必要だと感じたため、事前リハーサルには理事メンバーに声かけを行い、参加してもらう方が良い。

【その他の面】
@事前に会場視察を行い、動線の確認、スクリーンの位置関係、音響設備、照明設備の確認を行うべきである。

Aメンバー喫煙について、事前にしっかりと喫煙場所等をアナウンスしておくべきである。

A会場内の喫煙に対するクレームが出たため、今後は会場内を禁煙にして、別のところに喫煙所を設けることを考えてもよいと思う。

Bインカムを使用する際は事前に音量を音漏れしないように調整するべきです。なお、充電の確認もしっかりと行うべきです。

C今回、事前に池田JCと豊中JCの賀会に参加し、良い点注意する点等を確認でき、非常に参考になった。なので、他LOMの賀会には積極的に参加することが望ましい。

【予算面】
@席次表は事前に準備して、執行部に確認を取るべきです。

A予算面については過去の議案を元に何が必要か事前にしっかりと確認しておくことが重要です。

 

 

13.

基本方針に関わる効果

 

・地域との普遍的なつながりによる“まち”の創造

2018年度、第52代中澤理事長の掲げる指針を表明し、まちづくりに関わる行政、議員、各種団体の皆様のご理解とご協力を賜り、来賓の方々には高槻JCメンバーと交流を深めていただきました。我々JAYCEEの存在意義を強く感じていただけました。

 

 

14.

提言書に関わる効果

 

・地域リーダー育成への取り組み

新年互礼会を初めて経験するメンバーと共に運営を行い、来賓の方々との交流を図ることで新たな価値の創造が生まれ、高槻、島本のまちづくり団体として、高槻、島本の地域リーダーとしての意識を高めることができました。

 

 

15.

委員長所見

 

本年度2018年度は、(公社)日本青年会議所 近畿地区協議会 運営専務 木祐樹くん、(公社)日本青年会議所 近畿地区 大阪ブロック協議会 会長 中川紀弘くんを輩出することとなり多数の来賓の皆様にご参加いただきました。会場も今までとは違うリッツカールトン大阪での試みで、戸惑う点も多々ありましたが、当日、大盛況という形で終えることができました。それは、メンバーの皆様の支えがあったからだと心より思っております。本当にありがとうございました。会を運営するに当たり、大盛況でありましたが、私自身が見えなかった問題点も多々ありました。それを引き継ぎ事項に記載し、来年、再来年へとより精度の高い会を運営し、行政、議員、各種団体の皆様から、高槻JCへのさらなるご理解、ご協力と青年である我々のまちづくりへの可能性をより感じてもらい、一年の活動の皮切りとなる素晴らしい会を運営することができたと考えます。

 

 

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審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

決算書

パワーポイント  fix

会場配置図  fix

看板サンプル  fix

会場図1F fix

会場図2F fix

お礼状 fix

会場控室図 fix

式次第 来賓名簿 fix

10

シナリオ fix

11

当日運営マニュアルfix

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

配布

JCジャーナル

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第1回財政規則審査会議

 

開催日

    2018年

    2月

   13日

(火)

審議

 

意見1:

対応1:

 

 

 

第1回正副常任理事会

 

開催日

    2018年

    2月

   19日

(月)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

第3回正副理事長会

 

開催日

    2018年

    2月

   19日

(月)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

第3回理事会

 

開催日

    2018年

3月

   2日

(金)

審議

 

意見1:

 

対応1:

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第1回

財政規則審査会議

2018年2月13日

審議

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第1回

正副理事長会議

2018年2月19日

審議

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第1回

常任理事会

2018年2月19日

審議

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第1回

理事会

2018年3月 2日

審議

第3回

財政規則審査予定者会議

2017年12月 7日

審議

 

 

 

 

第5回

正副理事長予定者会議

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

第3回

常任予定者理事会

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

第5回

役員予定者理事会

2017年12月21日

審議

 

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書委員会所信年間事業計画

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