1月定時社員総会開催報告ならびに決算(案)承認の件

審議

 

 

ファイル名

soumu-03-s01

 

事業名

1月定時社員総会開催報告ならびに決算(案)承認の件

 

室名

総務室

会議・委員会

総務委員会

 

担当役職・役員名

担当専務理事

三重野 明

確認日 

担当役職・役員名

担当常任理事

加藤 良正

確認日

2018年02月26日

議長・委員長名

委員長

大橋 雅人

確認日

2018年02月26日

文書作成者役職・氏名

副委員長

桐島 浩通

作成日時

2018年02月26日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業決算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

 

定款第26条の規定に関する事項の議案の承認を得るため、ならびに社員総会にてメンバー全員に1年間の方向性を知ってもらう必要がある。

 

2.

事業の対象者

 

対外対象者:無

対内対象者:正会員

 

 

3.

事業目的 (対外)

 

 

4.

事業目的 (対内)

 

定款第27条の規定により、定時社員総会を開催する。入会歴の浅いメンバーに対しても、理事会構成メンバーから総会の意味合いを再度落とし込み、動員を実施する。

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事業概要

 

1.

実施日時

 

2018年1月12日(金)19:00〜20:30(受付開始18:30)

事前リハーサル 同日17:00〜18:30

 

 

2.

実施場所・会場

 

開催場所

 

市民会館 305号室 

リハーサルも同一会場にて

 

 

3.

参加員数結果報告並びに参加推進方法の検証

 

正会員82名中55名  2017年度外部監事1名 合計56名 委任状 19通 議決数 68

参加推進方法:メール配信と電話連絡を行い参加の推進を図りました。

 

 

4.

決算・予算総額

決算総額:

¥0−

事業算書へ

 

 

予算総額:

¥0−

 

 

 

5.

外部協力者・協力種別並びに礼状発送状況

 

 

6.

引用著作物の有無

 

 

7.

対外配布資料の有無

 

 

8.

公益性の有無

 

 

9.

実施組織

 

統括責任者

大橋雅人

運営責任者

桐島浩通

設営責任者

寺本涼太

記録責任者

M田章裕

受付責任者

桐島浩通

受付

元持史門、桐島浩通、中野光炎

パソコン操作

寺川祐輔、濱崎悟史

司会

野村篤

JCIクリード唱和

吉村洋一郎

JCIミッションならびにJCIビジョン唱和

M田章裕

JC宣言朗読並びに綱領唱和

中野光炎

定足数確認

大橋雅人

総会議事開始宣言

藤林 龍司

総会議事終了宣言

寺本涼太

タイムキーパー

濱崎悟史

ドアクローズ

桐島浩通

委員長紹介及び組織図配布

紙村幸秀、田中健太、山田起也

撮影(カメラ・ビデオ)

渉外・広報委員会、中 博之、関川 哲矢

議事録作成

紙村幸秀、田中健太、濱崎悟史、山田起也、

マイクランナー

紙村幸秀、田中健太、山田起也

 

 

 

 

10.

事業目的達成の検証

 

事業目的に達した点:定款第27条の規定通り、定時社員総会を開催し会員に議案の承認を得ることが出来た。

事業目的に達しなかった点:動員について67%と十分な結果とは言えなかったため、次年度への引継ぎ事項に記載する。

 

 

11.

実施上の問題点

 

運営上の問題点:

1.当日遅参などで、途中入室のメンバーがいる可能性があるので、委任状の有無により議決数のチェックをスムーズに行う点と、定足数の変更のタイミング等について、あらかじめ議長とすり合わせを行っておく必要がある。

 

2.新入会員も多い中、社員総会の意味の理解を深め確実な参加を呼び掛けることならびに議決権の行使を行っていただく必要がある。

 

3.会場の内外をつなぐ役割がなかったため、ドアクローズが徹底してできていなかった。

 

4.会場設営について、国旗とJC旗の配置が不備であったため、改めて配置について確認が必要である。机の設置は問題なかったが、会場スペースに余裕がある場合、受付はドアクローズや途中入室者のこともあるため室内で実施すべきと考える。

その他の問題点:

5.資料に関して事前にメールにて資料配信を実施したが、どこまでのメンバーが読み込んでくれていたか確認を実施できなかった。

 

6.アジェンダシステムより総務にてダウンロードしていったため資料に関して、年間事業計画が、取得したものについて、更新前のバージョンのものがあったりしたため修正が発生した。

 

7.形式的な会議であったため意見が出しにくかったということもあるため、議長から議案についての補足を行えるようにするなど、事前の打ち合わせを実施する必要がある。

 

8.会の進行自体は厳か部分も必要だが、会が始まるまでの雰囲気作りなどは音楽を流すなどし和らげる方が望ましい。

 

 

12.

基本方針に関わる効果

 

資料の事前配信を行うなど電子化に向けての新しい試みを実施致しました。

 

 

13.

次年度への引継ぎ事項

 

【運営面】

1.総会決議中において、遅参されるメンバーがいるので、定足数の確認を行う役割を追加し、変更の際は直ぐに委員長に報告を行える環境を整える必要があります。

 

2.会のメンバー構成として、新入会員も多いため総会の位置づけや役割そして議決権について各委員会にて協力いただき、メンバーに通達する必要があると考えます。

 

3.遅参メンバーのことも考慮したうえで、役割分担の中でドアクローズの担当を表と中に設ける必要がある。

 

4.パソコン操作を寺川事務局長にお願いしました。理由して、会員の方には総会資料に集中していただき貴重な議決権を行使していただきたかったため、審議内容を熟知した寺川事務局長にお願いしました。今後も総会のパソコンの操作に関しては、審議内容を熟知した理事会経験のあるメンバーが行うべきであると考えます。

 

5.動員について、新年度初めて一堂に会す機会であるということもあること、社員総会の意味合いを伝え、再度理解を高めるため各委員会において改めた動員が必要である。併せて一人の1票が会を形成するため、自身のもつ議決権を正しく行使するためにも参加が必要であるということも改めて説明する必要がある

 

.全体の流れについて、前年度のビデオを見るなど、担当委員会において、予習実施するなどして総会の流れを確認するべきである。委員会にても、委員長、副委員長中心に、総会がなぜ開催されているのか意味を再度確認する必要がある。

 

7.机の配置が配置されていたほうが、資料を見やすくなり筆記を行うこともできるため引き続き机の配置はする方がよい。

 

【資料作成】

.総会資料に関して、メンバーにも読み込んでいただくためにメールにて、事前に配信を行いましたが、配信するだけではなく各委員会にて確認していただくなどのフォローアップは実施した方がいいと考えます

 

.資料については各委員長、議長から提出してもらうなど、一定のルール決めは必要と考えます。

 

3.資料作成について、次年度予定者委員長と現年の担当者と協力しながら、事業報告と予算書は同一の冊子で準備できるとよいと考えます。年間通じて、予算と昨年の振り返りが同じ冊子で持つことができるため。

 

4.開催日程について、他の新年賀会との兼ね合いもあるため、情報収集をするとともに、速やかな日程の確保と、会場の確保が必要である。

 

5.委任状の取得タイミングについて、議案通過後速やかに実施し、郵送やメールで送るではなく、説明をできる機会で渡す方がよい。

 

【予算面】

@    なし

 

 

14.

議長・委員長所見

 

新年メンバーが初めて一堂に会す場とし、また最高の意思決定機関であるという位置づけからして、もっと細かい点に配慮しながら行うべきだったと感じます。次年度以降へ改めて、引き継ぐとともに、今年度の取組の中で準備に不足が無いように委員会メンバーと協力し、進めてまいります。

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審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

      料  名

事業決算書(最終)

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

なし 

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第3回財政規則審査会議

 

開催日

2018

02

13

(火)

審議

 

意見1:

特になし

対応1:

特になし

 

 

第3回正副理事長会議

 

開催日

2018

02

19

(月)

審議

 

意見1:

運営上、設置物の配置や机の配置などについて問題点を今一度精査願います。

対応1:

11.実施上の問題点欄に会場設営について、追記を行いました。

意見2:

審議資料の内容と参考資料の内容について精査してください。

対応2:

電子資料について記載場所について精査致しました。

意見3:

議案書タイトル及びアジェンダタイトルについて見直し願います。

対応3:

上記内容について決算(案)に修正致しました。

意見4:

事業目的達しなかった点、引継ぎ事項など再考願います

対応4:

再考し、引継ぎ事項と達成しなかった点記載いたしました。

意見5:

今回の反省点を8月の臨時総会で活かしてください。

対応5:

8月臨時社員総会時に再度今回の議案も確認し対応いたします。

 

 

第3回常任理事会

 

開催日

2018

02

19

(月)

審議

 

意見1:

委任状の取得タイミングなど検討願います。

対応1:

問題点と引継ぎ事項に追記致しました。

意見2:

PC操作を行うメンバーについて、引継ぎなど含めて検討願います。

対応2:

議事内容を熟知したメンバーと引継ぎ事項に記載しております。

意見3:

出席率が低い、動員の方法について再考願います。

対応3:

前年度の74%と比較しても低いことから、委員会でも議論した結果、引継ぎ事項に、動員について記載を致しました。

意見4:

引継ぎの精度を上げられるように工夫をお願いします。

対応4:

内容を次年度への引継ぎに内容追記致しました。

意見5:

総会全体の流れについて委員会メンバーが確認をして臨むべきである。

対応5:

ビデオを確認してから実施するなど引継ぎ事項に記載いたしました。

 

 

3月理事会

 

開催日

2018

03

02

(金)

審議

 

意見1:

引継ぎ事項の体裁に不備がありますので修正願います。

対応1:

寺川事務局次長の役職についてならびに項番について訂正を致しました。

意見2:

事業予算の記載になっている部分修正願います。

対応2:

事業決算書に修正致しました。

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第01回

財政規則審査会議

2017年11月16日

協議

第02回

財政規則審査会議

2018年02月13日

審議

 

第03回

正副理事長会議

2017年11月22日

協議

第02回

正副理事長会議

2018年02月13日

審議

 

第01回

常任理事会

2017年11月22日

協議

第02回

常任理事会

2018年02月19日

審議

 

第03回

理事会

2017年11月30日

協議

3月

理事会

2018年03月02日

審議

 

第02回

財政規則審査会議

2017年12月07日

審議

 

第04回

正副理事長会議

2017年12月14日

審議

 

第02回

常任理事会

2017年12月22日

審議

 

第04回

理事会

2017年12月22日

審議

 

 

 

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針年間事業計画職務分掌提言書委員会所信

2

電子

役割分担(最終)

3

電子

2018年度定時社員総会シナリオ(最終)

4

電子

タイムスケジュール(最終) 

5

電子

持ち物リスト(最終)

6

電子

委任状・総会出欠ハガキ(最終)

7

電子

定時社員総会のお知らせ(最終)

8

電子

式次第(最終)

9

電子

会場図・席次(最終)

10

電子

進行PPT(最終)

11

電子

看板イメージ(最終)

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