2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送 事業報告並びに決算(案)承認の件

審議

 

 

ファイル名

03machi-h01

 

事業名

2018年度 新年互礼会 案内文案内状発送

 

室名・委員会名

未来創造室 まちの未来創造委員会

 

担当役職・役員名

担当副理事長

皇甫 澄

担当役職・役員名

担当常任理事

植木 弘徳

確認日

2018年3月3日

議長・委員長名

委員長

山口 展弘

確認日

2018年3月3日

文書作成者役職・氏名

副委員長

梶木 猛史

作成日時

2018年3月3日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

年始は各地青年会議所、各種団体の新年賀会等の年始行事が数多くあり、余裕をもった案内が必要です。

 

2.

事業の対象者

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

一人でも多くの来賓の方々に予定を通知し参加を促すことを目的とします。

 

4.

事業目的 (対内)

多くのメンバーに予定を通知し参加を促し、円滑な新年互礼会の運営につなげることを目的とします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

審議通過後一週間以内。

 

2.

実施場所・会場

 

3.

参加員数結果報告並びに参加推進方法の検証 

 

 

 

 

 

4.

決算・予算総額

決算総額:

¥40,740−

事業決算書へ

予算総額:

¥41,000−

 

 

5.

外部協力者・協力種別並びに礼状発送状況

 

6.

引用著作物の有無

 

 

 

 

 

7.

対外配布資料の有無

 

8.

公益性の有無

 

9.

実施組織

 

 

10.

事業目的達成の検証

 

【事業目的達成の検証】

●対外

対外の目的である多くの来賓の方々に予定を通知し参加を促すことに関しては、昨年の発送数の203通を参考にさせていただき、今年は269通を発送し、出席者161名となりました。目標は200名であったので、差異は39名となり達成にはいたらなかった。

本年度の高槻JCは、大阪ブロック協議会会長と近畿地区協議会運営専務を輩出

 

●対内

対内の目的である多くのメンバーに予定を通知し参加を促し、円滑な新年互礼会の運営につなげることに関しては、正会員には例年の全体メール、委員会内発信、委員会訪問を行い、特別会員には事前に案内文及び電話連絡により、出席者は、正会員59名 特別会員 40名となりました。目標は正会員85名 特別会員 60名であったので、差異は正会員26名 特別会員20名となり達成にはいたらなかった。

 

【実施日】

2017年12月5日から2017年12月8日

 

【配布枚数について】

計画数

発送  183名   (各種団体、地区コミュニティー、JC関係)

手渡し  79通   (高槻、島本行政関係)

合計  262通

 

実施数

発送  184通   (各種団体、地域コミュニティー、JC関係)

手渡し  85通   (高槻、島本行政関係)

合計   269通

 

※案内状発送数の差異発生理由

当初、委員会として考えていた配布リストを各配布先へ有識者に再度精査を行ったところ、予定配布数が262通のところ269通と7通の差異が生じた。

 

 

【その他】

特別会員に321通のFAX及びメールをお送りした。

 

11.

実施上の問題点

 

運営上の問題点:

@    新年互礼会と発送議案は同時に作成し、協議する必要があったが、10月の予定者役員会議での協議に間に合わず、11月の予定者役員会議での協議となってしまい、12月に臨時予定者役員会で審議を行うこととなってしまった。

 

A    報告議案は2ヶ月以内に上程とされているが、新年互例会の報告議案(3月上程)と同時上程と考えていたため、1ヶ月遅れての上程となってしまいました。

 

B    今回、臨時理事会を12月2日に行い審議可決となり、12月5日から発送し始め12月8日には発送を全て終えました。しかし、審議通過以前から発送するまでの準備を行っていれば、もう少し早く発送できた。

 

C    発送リストの名前の記入漏れや訂正がありました。

 

D    発送数の差異発生について、発送リストは、最新のデータを繁栄させ、GoogleDriveにて高槻市議会議員、島本町議会議員であるメンバー、出向者、理事会メンバーとの共有を図り、漏れや抜けのないように確認はできるが、常に更新になるので差異が生じてしまいます。

 

E    特別会員にFAXとメールでお送りした案内文の321通に関して、議案内の配布予定数に組み込めていなかった。

 

F    発送リストをもとに印刷を行い、高槻市にお持ちした際、市議会議員の役職を間違えていたことが発覚した。

 

 

12.

次年度への引継ぎ事項

 

【運営面】

@    12月初旬には発送しないと間に合わないため、10月の予定者役員会にて協議、11月の予定者役員会にて審議をするべきです。

 

A    新年互礼会案内文案内状発送報告議案について、本体議案と発送議案を分ける場合、ともに審議通過後2ヶ月以内に報告議案を作成することを忘れずに確認しておくべきである。

 

B    新年互礼会の発送議案を通過する以前に、リストの見直しを出向しているメンバーや現役の議員であるメンバー等に確認を行い、発送できる状態にしておくべきです。

 

C    発送リストは、最新のデータを繁栄させ、GoogleDriveにて高槻市議会議員、島本町議会議員であるメンバー、出向者、理事会メンバーとの共有を図り、漏れや抜けのないように確認したほうが良いです。

 

D    発送リストの管理についてGoogleDriveを使用する場合は、協議の段階でリストは作成しておき、協議にて、理事メンバー、出向者、議員メンバー等に確認修正を依頼し、審議上程2週間には確認が完全に終わっているものを作成する。

 

E    特別会員の案内文に関しては確実に予定数に組み込んでください。その際案内文、案内状の予算についても予算管理を行ってください。

 

F    最新のリストであることを確認し、かつ、名前間違いや役職間違いがないかの最終チェックを委員会内で行い、印刷をするべきです。

 

 

13.

基本方針に関わる効果

 

 

 

14.

提言書に関わる効果

 

 

 

 

15.

委員長所見

 

案内文案内状発送について、一年の始まりである新年互礼会なので、案内文案内状は誤字脱字の内容に心がけ、何度も見直した結果きっちりとした案内文案内状発送ができました。しかし、案内文案内状発送議案は本体議案と共に作るため、早めからの作成が必要です。今回、臨時の審議案件となり理事の皆様にはご迷惑をおかけしました。引き継ぎ事項にしっかりと記載し、今後につなげられるようにします。

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

決算書

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

配布・回覧

なし

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

第3回 財政規則審査会議

 

開催日

 2018年

   2月

 13日

(火)

審議

 

意見1:

審議対象資料の電子資料のfixを(最終)に変更してください。

対応1:

審議対象資料の電子資料のfixを(最終)に変更しました。

 

 

 

第3回 正副理事長会議

 

開催日

 2018年

   2月

 19日

(月)

審議

 

意見1:

添付資料 最終案内文の赤字を黒字に変更してください。

対応1:

添付資料 最終案内文の赤字を黒字に変更しました。

意見2:

鑑 意見対応のフォントを修正し、審議資料欄の線を追加してください

対応2:

鑑 意見対応のフォントを修正して、審議資料欄の線を追加しました。

意見3:

アジェンダシステム 審議事項 審04 議案名に(案)を追加記載してください。

対応3:

アジェンダシステム 審議事項 審04 議案名に(案)を追加記載しました。

意見4:

報告は2ヶ月以内のはずなので、それについても記載してください。

対応4:

鑑12 新年互例会の報告議案と同時上程と考えていたため遅れてしまいました。(鑑12 引継ぎ事項Aに記載しました。)

意見5:

決算様式12の差異発生理由を追加記載してください。

対応5:

決算様式12の差異発生理由書に関して、差異は発生していませんでしたので削除しました。

意見6:

様式1の日付を記載してください。

対応6:

様式1の日付を記載しました。

意見7:

様式1の金額の訂正してください。

対応7:

様式1の金額を誤って記載していたため訂正しました。

意見8:

発送リストのデータ作成及び、発送するタイミングが遅かったのではないですか。

対応8:

鑑11 臨時理事会を12月2日に行い審議可決となり、12月5日から発送し始め12月8日には発送を全て終えました。しかし、審議通過以前から発送するまでの準備を行っていれば、もう少し早く発送できたと記載しました。

鑑12 新年互礼会の発送議案を通過する以前に、リストの見直しを出向しているメンバーや現役の議員であるメンバー等に確認を行い、発送できる状態にしておくべきと記載しました。

意見9:

決算書以外は参考資料なので訂正してください。

対応9:

決算書以外は参考資料に移動させました。

意見10:

発送リストに名前漏れ、訂正等があったので記載してください。

対応10:

鑑11 発送リストの名前の記入漏れや訂正がありましたと記載しました。

鑑12 発送リストは、最新のデータを繁栄させ、GoogleDriveにて高槻市議会議員、島本町議会議員であるメンバー、出向者、理事会メンバーとの共有を図り、漏れや抜けのないように確認したほうが良いと記載しました。

 

第3回 常任理事会

 

開催日

 2018年

   2月

 19日

(月)

審議

 

意見1:

決算書様式11の見積もりのリンクができてないです。

対応1:

決算書様式11の見積もりのリンクをしました。

意見2:

発送リストを行った手順について記載してください。

対応2:

参考資料にスケジュールマップを添付しました。

意見3:

鑑の10番、目的達成検証を記載してください。

対応3:

鑑の10番に案内文案内状発送の郵送数と手渡し数を記載しました。

鑑の11番に発送数の差異発生について、発送リストは、最新のデータを繁栄させ、GoogleDriveにて高槻市議会議員、島本町議会議員であるメンバー、出向者、理事会メンバーとの共有を図り、漏れや抜けのないように確認はできるが、常に更新になるので差異が生じてしまいますと記載しました。

鑑の12番に発送リストの管理についてGoogleDriveを使用する場合は、入力期限を審議1週間前に設定しておくべきであり、最終確認に委員会メンバー及び、執行部で確認を行うべきと記載しました。

意見4:

臨時理事会をやった経緯等を記載してください。

対応4:

鑑の11番に新年互礼会と発送議案は同時に作成し、協議する必要があったが、10月の予定者役員会議での協議に間に合わず、11月の予定者役員会議での協議となってしまい、12月に臨時予定者役員会で審議を行うこととなってしまったと記載しました。

 

 

 

第3回 理事会

 

開催日

 2018年

   3月

 2日

(金)

審議

 

意見1:

 発送リストについて、これからも多くの事業等の参考となるので年間通じて使用できるリストを作成することが望ましいと思います。

対応1:

今回の発送リストの件ついて、最終のものを総務委員会と連携して年間通じて使用できるものを作成し、事務局にて保管しておきます。

意見2:

発送リストについて、作成するのが一週間前では遅いので、引き継ぎ事項を再考してください。

対応2:

鑑12番のDにリストの作成時期、確認について再考しました。

意見3:

高槻市議会議員の方に案内状を手渡しする際に、役職間違えが発覚した件を問題点に記載して下さい。

対応3:

鑑11番、12番のFに案内状印刷チェックについて追記しました。

 

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第3回

財政規則審査会議

2018年2月13日

審議

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第3回

正副理事長会議

2018年2月19日

審議

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第3回

常任理事会

2018年2月19日

審議

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第3回

理事会

2018年3月 2日

審議

第1回

臨時正副理事長予定者会議

2017年12月 2日

審議

 

 

 

 

第1回

臨時役員予定者会議

2017年12月 2日

審議

 

 

 

 

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書委員会所信年間事業計画

電子

発送リスト(最終)

電子

案内文 正会員、特別会員(最終)

電子

案内状 来賓(最終)

電子

案内状 来賓(金額入り)(最終)

電子

返信はがき(最終)

電子

当日までのスケジュール(最終)

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