2018年度 新年互礼会 事業報告並びに決算(案)承認の件

審議

 

 

ファイル名

03machi-h01

 

事業名

2018年度 新年互礼会

 

室名・委員会名

未来創造室  まちの未来創造委員会

 

担当役職・役員名

担当副理事長

皇甫 澄

担当役職・役員名

担当常任理事

植木 弘徳

確認日

2018年3月3日

議長・委員長名

委員長

山口 展弘

確認日

2018年3月3日

文書作成者役職・氏名

副委員長

梶木 猛史

作成日時

2018年3月3日

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

事業要綱

 

1.

事業実施に至る背景

高槻JCはこれまで、行政、一般諸団体、来訪JCの方々のご理解とご協力を賜り、明るい豊かな社会の実現へむけて様々なJC活動、取り組みを行ってきました。

2018年度、第52代理事長の指針を表明し、これからのわれわれのJC活動や取り組みへの、さらなるご協力を賜る必要があります。

 

2.

事業の対象者

対外対象者:大阪府来賓、高槻市来賓、島本町来賓、来訪JC、各種諸団体

対内対象者:正会員、特別会員

 

3.

事業目的 (対外)

2018年度の高槻JCの運動をより多くの高槻、島本の行政、各種団体、他LOMの皆様にご理解をいただくことを目的とします。

 

4.

事業目的 (対内)

高槻JC第52代理事長のめざす指針をメンバー全員で共有するとともに、行政、各種団体、他LOMの方々と交流を図ることを目的とします。

トップ/事業要綱/事業概要/審議対象資料/前回までの流れ/上程日程/参考資料 /事業予算

事業概要

 

1.

実施日時

2018年 1月 23日(火曜日)

受付 18:00

開始 18:30

終了 21:00  

 

2.

実施場所・会場

ザ・リッツ・カールトン大阪

2階 ザ・グランドボールルーム ウエストルーム

(住所)

大阪府大阪市北区梅田2丁目5番25号

(電話)

06−6343−7000

(駐車場)

ザ・リッツ・カールトン大阪  駐車台数 130台

 

3.

参加員数結果報告並びに参加推進方法の検証 

■参加員数計画

正会員85名 特別会員 60名 来賓200名  

合計 345名

 

■参加員数実績

正会員59名 特別会員 40名 来賓161名

合計 260名

 

■参加者根拠について

・前年度分と50周年記念式典の案内文、案内状発送リストと当日の参加者状況を比較しました。

・正会員については、85名が全員参加するよう各予定者委員会で声かけ、フォローを行います。

・特別会員については、前年度は49名にご参加いただきました。

2018年度はさらに多くの特別会員に理事長のめざす指針を聞いていただきたく思い、60名を目標にいたします。

 

■参加推進方法

【来賓】

・案内状を発送し、返信はがきにて確認。

【正会員】

・審議通過後に全体メールにて参加を促しました。

・各委員長より委員会メンバーに案内をしてもらい動員につなげました。

・各委員会に訪問し、動員につなげました。

【特別会員】

・案内文にて動員を行いました。

・メンバーの中で、特別会員にお会いする機会があれば、参加していただけるようアナウンスをお願いしました。

・委員会メンバーが電話連絡にて動員しました。

さらに、シニアの年度幹事に電話連絡をし、確認を取り動員しました。

・現在の段階にて数名の特別会員の方より参加をいただいておりますが、再度、電話連絡にて確認を行いました。

 

■参加推進方法の検証

【来賓】

 ・例年通りの手法で、200名の参加目標に対し、161名の参加実績員数となった。目標の達成はできなかった。

【正会員】

 ・計画数85名に達成できなかった。メンバー全員を巻き込む手法が必要であると考えます。

【特別会員】

 ・計画数60名に達成できなかった。特別会員との距離感を縮める手法が必要であると考えます。

4.

決算・予算総額

決算総額:

¥1,908,848−

事業決算書へ

予算総額:

¥2,050,000−

 

 

5.

外部協力者・協力種別並びに礼状発送状況

■お礼状発送状況

発送総数  166部

1月25日発送完了

来賓者161名なので5通の差異があります。祝電をいただいた方に御礼状を送付しております。

 

6.

引用著作物の有無

 

 

 

 

 

7.

対外配布資料の有無

JCジャーナル

 

8.

公益性の有無

 

9.

実施組織

 

統括責任者

常任理事予定者      植木 弘徳 

実行委員長兼運営責任者

委員長予定者          山口 展弘

設営責任者

運営幹事                   佐野 学

案内責任者

副委員長予定者             梶木 猛史

司会

まちの未来創造委員会    巽 史郎

司会サポート

高玉副委員長

パソコン操作

(映像OP、MV)高玉副委員長、(PPスライド)中城 弥也

JCIクリード唱和

三重野専務理事

JCIミッション並びにJCIビジョン唱和

皇甫副理事長

JC宣言文朗読並びに綱領唱和

元木副理事長

(誘導)

会場入口(外)

木村委員長、会員開発委員会

1階、2階EV前

次世代育成委員会

1階、2階エスカレーター付近

高玉副委員長、次世代育成委員会

1階フロア内誘導

阪田委員長、まちの未来創造委員会

2階フロア内誘導

齊藤委員長、渉外広報委員会

(案内)

会場内案内

梶村議長、魅力あるJAYCEE創造委員会、会員開発委員会

会場入口お出迎え

中澤理事長、岸直前理事長、中川顧問、皇甫副理事長、元木副理事長

山口監事、木監事、三重野専務理事

VIP案内

植木常任理事、田中常任理事、加藤常任理事

(受付)

受付

元持事務局長、総務委員会

登録料ほか現金管理

大橋委員長、高田事務員

リボン付け

板谷委員長、魅力あるJAYCEE創造委員会(※内女性1名)

(舞台まわり)

プレジデンシャルリース伝達

2018年度役員紹介

鏡開き

佐野運営幹事、まちの未来創造委員会

 

 

10.

事業目的達成の検証

事業目的に達した点:

■対外について

参加予定人数には達しませんでしたが、行政および各種団体の方々を招き、第52代中澤理事長のめざす指針を表明することができました。さらに委員会紹介を行い、高槻JCの思いを伝えることができました。

 

■対内について

参加いただいた特別会員、正会員については、第52代理事長のめざす指針について、広く共有ができたと思います。

また、来賓との交流も図れました。

 

■運営について

司会者の横にサポート役をつけたことで、進行上の些細なタイミングのズレを無くすことができました。

リハーサルを通して会場側との打合せで音響の追加、照明の変更を行い、本番をより良く演出できました。

舞台周りの役割に関して、過去に互礼会を経験しているメンバーが率先して意見を出し合い、突然のことにすぐに対応するなど当日はスムーズに舞台周りの作業を行うことができました。

舞台廻りのメンバーに白手袋をつけていただき、その他のメンバーとの違いを演出できました。

当日一週間前に急遽、委員会紹介を組み込み、当日実践した。各委員会のあり方や委員長の思いを来賓の皆様に伝えることできました。

 

■予算について

損益分岐点をしっかりと考え、食事量を70%にし、予算を管理できた。

事業目的に達しなかった点:

■体外について

多数の来賓の方々に第52代理事長のめざす指針を発表する場でしたが、来賓参加予定人数の200名に対し、161名の参加となり、より多くの来賓の方々に指針を表明し、ご理解とご協力を賜ることができませんでした。

 

■対内について

正会員82名の参加予定人数に対して、59名の参加、さらに特別会員参加予定人数の60名に対し、40名参加という結果になり、こちらも体外と同様に多くの正会員、特別会員に理事長のめざす指針をお伝えすることができなかった。

また、

 

■運営について

運営するに当たり、事前に確認しておくべきことや、準備しておくことが多々出来ていなかったため、正会員のメンバーに共有できておらず、参加していただいているメンバーと共に一体となって創り上げ、達成感を得ることができなかった。

 

■動員について

参加動員計画で来賓200名に対し161名、特別会員60名に対し40名、正会員85名に対し59名と動員目標には到底足りなかった。要因としては、例年参加されている特別会員の方の参加ができなかったり、ライオンズクラブの例会と重なったり、都合のつかなかった方や急遽都合がつかなかった方が多くいました。

 

11.

実施上の問題点


予算上の問題点:
@当日配布する予定であった席次表を作成したが、準備不足で当日の仕上がりになってしまい配布することが出来なくなってしまった。

 

A来賓名簿の印刷は事務局で行うものと勘違いしており、急遽発注することになってしまった。

 

B事前に胸花の個数を確認し、足りなかったため予算計上したが、審議通過後、事務局をくまなく探すと更に150個以上の胸花があった。

 

Cお礼状印刷を事務局にて行ったため、プリントパックへの発注がなくなった。

 

D看板の発注が遅れてしまい、発注先が審議より変更になってしまった。

 

E映像の予算について、協議時では鰹沽aにて予算計上していたが予算との費用対効果が見込めない状況であったため、審議時にはフィールドワークに変更して審議通過となった。通過後に鰹沽aより連絡があり、あえなく鰹沽aに再変更せざるおえない状況となりこのような結果になった。

 

運営上の問題点:
@受付に関して特にJC関係の受付ブースが非常に混雑していました。

 

A理事メンバーの紹介リハーサルは事前に何度も行う必要があると感じました。

 

B会場内のアテンドのメンバーの設定が少なく、席番などを把握できていないアテンドメンバーもいたため、一時会場内入り口が混雑してしまった。

 

C鏡開きの際に枡の引き上げを考慮しておらず、その場で対応した。

 

Dドアクローズのタイミングを受付のメンバーが把握できていなかったため、遅参の来賓の方を会場に入れるタイミングが分からない状況になった。

 

E当日隣の会場にて開催されるイベント等を事前に確認を行い、会場側からは物品販売のイベントと伺っていたが、実際には物品販売だけでなく、表彰式が行われており隣からの音漏れが激しく、来賓の方々と来賓のあいさつをされた方々には失礼なこととなった。

 

F当日の役割を共有できていなかった委員会メンバーがいて、そのメンバーの達成感を与えることができなかった。

 

G受付で来賓の方々に駐車券の受取場所、開会前の喫煙ルームの場所の説明が不十分だった。

 

H会場内での喫煙について、不愉快に感じる来賓の方がおられた。

 

I鏡開きの際に目立ったトラブルにはならなかったが、枡の引き上げがあることが確認不足だった。

 

Jプレジデンシャルリースの引き継ぎの際に、事前に歴代との打ち合わせを行っていなかった。

 

K全てに対し準備が不足していた。当日バタバタしすぎて状況が把握できなかった。

 

L運営マニュアルを他委員会メンバーに配布できていなかったため、メンバーが担いを理解できていなかった。

 

M来賓名簿を作成するのが遅くなり、当日に納品となった。

 

N八尾JCの方が2名、参加リスト漏れしており、席が用意できていなかった。

 

O映像の作成が遅れ、条件付での審議可決となり、映像は1月定例理事会の審議となった。

 

P当日リハーサルで大半のメンバーに担いを与えることができていなかったため何もしていないメンバーがいた。

 

Q    受付表を作成するのに遅れてしまい、さらに受付の担いがあったメンバーに配布、打合せができていなかった。

 

R    小宴の際にメンバーの意識統一ができていなかった。

 

S    リハーサルを行うにあたって、きっちりそれを想定して運営を行えていなかった。

 

 

その他の問題点:

@メンバーの控室は禁煙であることをしっかりと確認しアナウンスできていなかったため、喫煙してしまったメンバーがいた。

 

A本番前に、インカムの音量を調節するようにしっかり支持が出せていなく、本番中に音漏れしているメンバーがいた。

 

B特別会員の動員について、事前に案内文及び電話連絡により、50名の特別会員の方から参加の意向を頂いていましたが、実際には40名の参加となりました。

 

C正会員の動員について、全体メール、委員会内発信、委員会訪問と思いつく方法を検討しましたが、85名の計画数に達することができなかった。

 

D来賓の動員について、案内状という例年の手法で実施したが、計画数に達することができなかった。

 

E正会員の登録料について新入会員に説明ができなかった。

 

Fより懇親を深めるために名札を作成したが、特別会員の方の名前に誤字があった。

 

G参加推進の各委員会に訪問し動員を促す件を怠ってしまった。

 

Hシニアの年度幹事全てに動員連絡をしていなかった。

 

Iリハーサルの案内が準備等で遅くなり、思うような動員ができなかった。

 

J委員会メンバーの中で他LOMの賀会に参加したことがあるメンバーがいなかった。

 

K会場視察、確認について、議案上で確認を行う項目等を記載出来ていなかった。

 

Lお礼状発送について、お礼状はがきを購入する枚数をしっかりと把握できていなかった。

 

M会場の収容人数を事前に会場側に伺い、会場も確認していたが、予想以上に会場が小さかった。

 

 

12.

次年度への引継ぎ事項

 

【予算面】
@席次表は当日より一週間前には執行部に確認して作成しておくべきです。そうすることによって、作成後に参加、不参加、変更となった場合も当日までに対応できると思います。

 

A予算面については過去の議案を元に何が必要か事前にしっかりと確認しておくことが重要です。

 

B胸花について、審議前に事務局にて確認しておく必要があります。さらに、あらかじめ汚れや破損しているものを確認し実際使用できるものの個数を確認しておくべきである。

 

Cお礼状の印刷は事務局で行えるので予算の計上は必要ありません。

 

D看板の発注は、会場側の準備出来るものや予算を把握し、当日より2週間前までに行う必要がある。

 

E映像会社の選定は、予算との費用対効果を考え、選定するべきです。一度映像を作成してしまうと作成費がかかるため、始めの選定が重要になります。

 

【運営面】
@受付に関しては、受付人数を8人から15人に増員して対応するべきです。JC関係、他LOM、特別会員は登録料の徴収がありますので、2人対応の場合は人員を1人増員して3人で対応するべきです。また可能な限り、特別会員、他LOMと面識があるメンバーを配置するのも良い。

 

A当日リハーサルはリハーサルまでに入念なシュミレーションが必要であり、事前に会場でできることを細かく把握して、当日リハーサルに望むべきである。

 

B会場内のアテンドは、役割分担に10名は必要だと感じた。当日のリハーサルで会場入り口から席までのアテンドを確認する必要がある。また可能な限り、特別会員、他LOMと面識があるメンバーを配置するのも良い。

 

C当日をイメージして運営マニュアルをしっかり作り込み、メンバーでしっかり共有して抜けがないように心掛けるべきである。

 

D前もって途中入場の場合のタイミングをドアクローズの担当者と打ち合わせしておくべきです。

 

E当日のほかの会場でのイベント等は事前に確認しておき、さらに、もっと具体的な内容を聞いておく必要があると感じたので、会場担当者にしっかり確認を行った方が良い。

 

F会の運営を行う上で、委員会メンバーに担いを与え、しっかりと巻き込む必要があると感じました。そうすることによって、メンバーにも達成感を味わっていただくことができ、今後のJC活動する中で大きな影響を与えることができると思います。

 

G受付メンバーに無料駐車券の受取場所と開会前の喫煙ルームの場所を、来賓の方々に受付にて伝えるべきです。

 

H会場内の喫煙について、不快に感じる方もおられるので、別に喫煙場所を設けることも今後考慮した方が良い。

 

I当日の流れをイメージすると共に舞台廻りでの流れを把握することが必要です。

 

Jプレジデンシャルリースの引き継ぎをスムーズに行うために、当日参加している歴代に伝えておく工夫が必要である。

 

K当日までの流れを十分に把握し準備不足にならないよう心掛けるべきだ。

 

L運営マニュアルは審議通過後、すぐに各委員長にメールで配信して各委員会で共有してもらうことが良い。

 

M来賓名簿は、当日一週間前までに、参加予定の来賓の方を載せた名簿を作成しいておき、出向者や執行部に確認を行った方が良い。

 

N参加リストのチェックを、高田さんと連携し行い、漏れのないように心掛けるべきです。

 

O映像に関して、審議の時点で作り上げておくことが望ましいが、間に合わない場合は絵コンテ等を添付してよりイメージしやすい形をとることが望ましい。

 

P当日の担いについて各委員会には事前に周知しておくべきであり、当日の各自の役割をメンバー間で共有できるようにするべきです。

 

Q受付表は当日より3日以上前に雛形を作成し、電話やメール等で事前に確認しておき、最終のものに更新する。

 

R小宴の際に、メンバーが地域の方や特別会員にお酌をする時に、本日のお礼や昨年のお礼などを進んで行う。

 

S今回、事前リハーサルを行ったが、多数の理事メンバーに参加してもらった。それによって、担当委員長、副委員長、委員会メンバーでは見えない部分の指摘などがあり、成功するために必要だと感じたため、事前リハーサルには理事メンバーに声かけを行い、参加してもらう方が良い。

 

【その他の面】


@メンバー喫煙について、事前にしっかりと喫煙場所等をアナウンスしておくべきである。会場内の喫煙に対するクレームが出たため、今後は会場内を禁煙にして、別のところに喫煙所を設けることを考えてもよいと思う。

 

Aインカムを使用する際は事前に音量を音漏れしないように調整するべきです。なお、充電の確認もしっかりと行い、インカムを担当する人で事前に何度かリハーサルを行うべきである。

 

B特別会員の動員について、案内文及び電話連絡にて事前に参加人数を確認しておき、さらに、当日より一週間前に再度参加者に連絡を行い最終の確認を委員会メンバー等で行うべきです。さらに、参加予定人数を掲げ、その設定人数の約1.2倍の参加動員をしておく必要があると感じました。

 

C正会員の動員について、関係性の良いメンバー同士の組み合わせを多く作り、連れ添いながら参加していただく等、新しい動員方法を考え、より計画数を意識した動員が実施できるようにすべきです。

 

D来賓の動員について、可能であれば電話で確認する、もしくは訪問するなどの方法を取り入れ、少しでも多く参加していただける方法が必要です。

 

E正会員の登録料について、公益性を保つため受益者負担という考えを説明する必要がありますが、登録料を支払いながら運営に積極的に関わるという理解していただくのは難しいと思います。可能であれば、正会員の登録料を省けるような予算運営を検討するのが望ましいが、懸念点として来訪JCと特別会員の登録料および設営に関する費用を抑えるよう検討する必要があります。

 

F名札を作成する場合は、委員会内で製作担当をつくり、当日3日前には作成をしておき、委員会メンバーで誤字脱字がないかを何度も確認したほうが良い。当日参加の方の分に関しては、製作担当と連絡を取り合い、ギリギリまで製作できる環境をつくる必要があると感じました。

 

G参加推進を掲げ、審議通過後確認し行うべきです。

 

H特別会員のシニアの年度幹事には連絡をし、動員を促してもらい、さらにメンバーからも参加依頼連絡を行うべきです。

 

Iリハーサルの案内は審議通過後各委員長に伝え委員会内でも共有してもらい、さらに1週間前に動員状況を確認することが望ましい。

 

J今回、事前に池田JCと豊中JCの賀会に参加し、良い点注意する点等を確認でき、非常に参考になった。なので、他LOMの賀会には積極的に参加することが望ましい。

 

K事前に会場視察を行い、動線の確認、スクリーンの位置関係、音響設備、照明設備の確認を行うべきである。

 

L今回の新年互礼会ではお礼状として166枚使用しました。今年度は300枚購入しましたので、134枚が余っております。今後は事務局にて確認の上で発注する方が良い。

 

M会場の収容人数について、担当者に確認を行い、視察を必ず行い、会場の大きさや人数についてイメージを十分に行うべきです。

 

 

13.

基本方針に関わる効果

 

・地域との普遍的なつながりによる“まち”の創造

2018年度、第52代中澤理事長の掲げる指針を表明し、まちづくりに関わる行政、議員、各種団体の皆様のご理解とご協力を賜り、来賓の方々には高槻JCメンバーと交流を深めていただきました。我々JAYCEEの存在意義を強く感じていただけました。

 

 

14.

提言書に関わる効果

 

・地域リーダー育成への取り組み

新年互礼会を初めて経験するメンバーと共に運営を行い、来賓の方々との交流を図ることで新たな価値の創造が生まれ、高槻、島本のまちづくり団体として、高槻、島本の地域リーダーとしての意識を高めることができました。

 

 

15.

委員長所見

 

今回は参加人数の都合により、リッツカールトン大阪での運営となり、今までとは違った会場での設えになりました。

互礼会の運営については、事前準備を徹底することができておらず、当日の対応等も多々ありました。そのことは、次年度の新年互礼会に活かしていけるように実施上の問題点に詳しく記載し、次年度への引継ぎ事項に記載しました。メンバーの皆様におかれましては当日の担いを周知できておらず、迷うメンバーも多数いました。しかし、メンバーの皆様のおかげで無事開催することができました。このことは、高槻JCにとって非常に貴重な経験となりました。

 

 

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審議対象資料一覧(ここに記載したものは全て審議対象となります) 

●電子資料 〔ご覧になる際は、資料名をクリックしてください〕

 

電  子  資  料  名

決算書

●配布資料・回覧資料

 

種 別

資  料  名  内  容

配布

JCジャーナル

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前回までの流れ(意見と対応)

 

第1回財政規則審査会議

 

開催日

    2018年

    2月

   13日

(火)

審議

 

意見1:

決算書の様式12の登録料の差異発生理由について記載してください。

対応1:

決算書の様式12の登録料の差異発生理由について、

事業予算書 登録料収入の予定では

正会員60名×¥5,000 特別会員48名×¥10,000 他LOM70名×¥6,000

合計¥1,200,000 を予定していました。

決算書の収益明細書(様式11)と比較すると、

正会員−1名 特別会員−8名 他LOM+21名となり、合計+¥41,000

正会員と特別会員の参加人数が減り、他LOMの参加数が増えたため、差異が発生しました。

意見2:

決算書の様式12の体裁を整えてください。

対応2:

決算書の様式12の差異発生理由の枠大きくし体裁を整えました。

意見3:

鑑11番に当日発生した問題点を詳しく記載してください。

対応3:

鑑11番に詳しく追記をしました。

意見4:

お礼状の発送部数、発送状況について記載してください。

対応4:

発送総数は166部でした。鏡5番に追記しました。

意見5:

審議対象資料の電子資料の記載について、fixではなく、(最終)に変更してください。

対応5:

(最終)に訂正変更しました。

意見6:

鑑10番から12番をもっと洗い出し記載してください。

対応6:

鑑10番から12番に詳しく追記しました。

 

 

 

第1回正副理事長会議

 

開催日

    2018年

    2月

   19日

(月)

審議

 

意見1:

意見対応の文字のフォントを精査してください。

対応1:

フォントを12から10に変更しました。

意見2:

特別会員の席に空席がありましたが、理由をお願いします。

対応2:

特別会員の方々の出席確認は案内文にて行い、さらに、事前に電話連絡により行い、50名の特別会員の方より参加の意向を頂いておりました。ですが、実際に当日来られていた特別会員の方は、40名でした。

対策として、鑑12 に記載しました。

意見3:

鑑11番 事実上の問題点、鑑12番 次年度の引継ぎ事項をもっと詳しく調べて記載してください。

対応3:

鑑11番 事実上の問題点、鑑12番 次年度の引継ぎ事項をさらに詳しく記載しました。

意見4:

映像についての問題点と引継ぎ事項を記載してください。

対応4:

映像の予算について、

鑑11番 実施上の問題点 予算について Eに詳しく記載し、

鑑12番 次年度への引継ぎ事項 予算について Eに記載しました。

映像の納品について、

鑑11番 実施上の問題点 運営上の問題点 Oに記載し、

鑑12番 次年度への引継ぎ事項 運営上について Oに記載しました。

意見5:

名札を作成したことについて記載して下さい。

対応5:

鑑11番 実施上の問題点 その他の問題点 Gに記載し、

鑑12番 次年度への引継ぎ事項 その他について Gに記載しました。

意見6:

鑑10番 事業目的達成の検証を再考してください。

対応6:

鑑10番 事業目的達成の検証を再考しました。

意見7:

鑑11番 事実上の問題点の予算上の問題点について再考してください。

対応7:

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見8:

委員長所見を再考してください。

対応8:

委員長所見を再考しました。

意見9:

来賓名簿の準備が不十分だった理由を詳しく記載してください。

対応9:

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見10:

当日、運営マニュアルを事前配布されていなかった理由を詳しく記載してください。

対応10:

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見11:

正会員数について確認してください。

対応11:

12月の審議通時点では正会員数は85名でした。(現在2月20日時点では正会員数82名)

意見12:

当日、隣の会場で行われているイベントについて確認したことを具体的に記載してください。

対応12:

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました。

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見13:

決算書以外は参考資料なので訂正してください。

対応13:

決算書以外は参考資料に移動させました。

意見14:

受付、会場内のアテンドは他LOM、先輩と仲の良いメンバーを配置しても良いのではないでしょうか。

対応14:

鑑12番 次年度の引継ぎ事項 運営面B番 に記載しました。

意見15:

当日、参加して頂いた来賓の方の席がなかったので記載をしてください。

対応15:

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました。

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見16:

アテンドの計画についての記載をしてください。

対応16:

実施上の問題点に詳しく記載し、引継ぎ事項に対策を記載しました。

意見17:

リハーサルについての記載をしてください。

対応17:

当日のリハーサルの準備について記載しました。

意見18:

受付表を配布していなかったと思いますので、そのことについて記載してください。

対応18:

受付表の作成時期と受付のやり方について周知するよう引継ぎに記載しました。

意見19:

参加推進についての記載をしてください。

対応19:

鑑11番、12番に記載しました。

意見20:

シニアの年度幹事への動員連絡を行いましたか。

対応20:

全ての年度幹事には連絡をしていなかった件を鑑11番、12番に記載しました。

意見21:

参加結果の161名に対して御礼状が166通の理由を記載してください。

対応21:

来賓者161名なので5通の差異があります。祝電をいただいた方に御礼状を送付しております。

意見22:

決算書に振り込み明細をハイパーリンクしてください。

対応22:

決算書にハイパーリンクをしました。

意見23:

決算書に御礼状の枚数の決算額を反映してください。

対応23:

決算書に実際の使用した枚数の決算額を記載しました。

差異が発生したため再発生理由も記載しました。

意見24:

お礼状の余りについて引き継ぎ事項に記載お願いします。

対応24:

引継ぎ事項のその他の欄に記載しました。

 

 

 

第3回正副常任理事会

 

開催日

    2018年

    2月

   19日

(月)

審議

 

意見1:

各委員会のヒアリングをしっかりしてください。

対応1:

ヒアリングを取り追記しました。

意見2:

リハーサルの案内が遅かったのでその理由について記載してください。

対応2:

鑑11番、12番に記載しました。

意見3:

役割分担を落とし込む工夫をしてください。

対応3:

引継ぎ事項に記載しました。

意見4:

参加動員数の差異を記載してください。

対応4:

鑑10番 事業目的達成の検証に詳細を記載しました。

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました。

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見5:

添付資料を最新のものに変更してください。

対応5:

添付書類を最新のものに変更しました。

意見6:

登録料の意味を記載してください。

対応6:

鑑11番 事実上の問題点に詳細を記載しました。

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

意見7:

小宴の際のメンバーの動き方を引き継ぎ事項に記載ください。

対応7:

鑑12番 次年度の引継ぎ事項に詳細を記載しました。

 

 

 

第3回定例理事会

 

開催日

    2018年

3月

   2日

(金)

審議

 

意見1:

鑑12番 引き継ぎ事項 のR、Sに対する問題点を鑑11番 実施上の問題点に記載してください。

対応1:

鑑11番 実施上の問題点に、

(運営面)

R小宴について

S事前リハーサルについて

(その他の面)

J他LOM視察の件について

K会場視察の件について

Lお礼状発送数について

の問題点を追記しました。

意見2:

会場の選定について、収容人数の問題点を記載してください。

対応2:

鑑11番、鑑12番に会場の収容人数について記載しました。

 

 

 

 

●議案上程スケジュール

 

 

事業計画 ・ 予算

 

事業報告 ・ 決算

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

 

回数

諸会議名

開催日時

議事

第2回

財政規則審査予定者会議

2017年11月16日

協議

第1回

財政規則審査会議

2018年2月13日

審議

第4回

正副理事長予定者会議

2017年11月22日

協議

第1回

正副理事長会議

2018年2月19日

審議

第2回

常任予定者理事会

2017年11月22日

協議

第1回

常任理事会

2018年2月19日

審議

第4回

役員予定者理事会

2017年11月30日

協議

第1回

定例理事会

2018年3月 2日

審議

第3回

財政規則審査予定者会議

2017年12月 7日

審議

 

 

 

 

第5回

正副理事長予定者会議

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

第3回

常任予定者理事会

2017年12月14日

審議

 

 

 

 

第5回

役員予定者理事会

2017年12月21日

審議

 

 

 

 

 

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参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

基本方針職務分掌提言書委員会所信年間事業計画

電子

パワーポイント(最終)

電子

会場配置図 (最終)

電子

看板サンプル(最終)

電子

会場図1F(最終)

電子

会場図2F(終)

電子

お礼状(最終)

電子

会場控室図(最終)

電子

式次第 来賓名簿(最終)

10

電子

シナリオ(最終)

11

電子

当日運営マニュアル(最終)

12

電子

当日までのスケジュール(最終)

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